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Étapes

 

1.     Authentification

 

 

Dans la section «Pilotage de la collection > Gérer la sécurité», sélectionner l’utilisateur dans la section «Usagers de la collection» et choisissez l’option «Gérer la sécurité» pour cet utilisateur. Assurez-vous que l’utilisateur possède bien les droits suivants sur la collection :

 

2.     Création  du connecteur

Aller dans la section «Pilotage de la collection > Gérer les connecteurs» et cliquer sur «Ajouter».

Choisir le type de connecteur «Connecteur SMB». Entrez les informations de connexion. Notez que l’URL d’un partage réseau est dans la forme suivante : «smb://<hote>/<nom_du_partage>/».

Une fois les informations entrées cliquer sur «Sauvegarder».

Vous pouvez valider que le connecteur est bien démarré en consultant le rapport d’indexation et le rapport d’erreur de votre connecteur.

 

Si votre compte dispose de droits limités, il peut être nécessaire d’activer l’option «Ignorer les permissions de type Share» dans le menu «Avancé».

Sauvegarder les changements et laisser le connecteur rouler pendant quelques minutes.

Vous pouvez valider le nombre de dossiers / documents indexés par le connecteur par le champ «Nombre de documents». Également, on peut valider le contenu dans la page «Accueil» et dans «Espaces virtuels» et «Partages réseaux».

3.     Création du robot

Aller dans la section «Pilotage de la collection > Gérer les robots» et cliquer sur «Ajouter».

Un robot est composé de trois informations :

A.     Définition

Entrer les informations décrivant votre robot.

B.     Critère de recherche

Un robot peut soit traiter les dossiers (incluant leur contenu) ou les documents de votre connecteur.

Par exemple, pour le contenu de votre partage, vous pouvez utiliser le critère de recherche «Chemin» pour sélectionner le/les dossiers à traiter dans la section «Partage réseaux».

Tester votre recherche avec «Tester les critères».

C.     Action

Il est possible de choisir une option de classement adapté au type de document choisi dans votre critère de recherche.

Traitement des documents

Voici un exemple de critères pour sélectionner des documents :

Dans l’action vous pouvez choisir le dossier de destination dans Constellio. Ici nous avons créé un dossier nommé «Dakota» dans Constellio.

 

Dans les options, vous pouvez déterminer ce qui arrive au document du connecteur :

-          Aucune action : le document reste disponible en recherche dans Constellio. Parfait pour effectuer des tests.

-          Exclure les documents du connecteur : le document n’est pas effacé de votre partage réseau, mais Constellio va exclure celui-ci de la recherche.

-          Supprimer les enregistrements du système original : ATTENTION, cette option peut supprimer le document dans le partage réseau. Cette option n’est pas recommandée. Nous suggérons de laisser le partage réseau en lecteur seule une fois les documents traités. 

Ensuite, vous pouvez sauvegarder les paramètres de votre action.

Dans les options de votre robot, vous pouvez effectuer une simulation de son traitement action l’action «Simuler». Un fichier Excel sera généré pour vous permettre de valider votre robot.

Ensuite, cliquer sur «Exécuter» pour traiter les documents.

Vous pourrez ensuite valider que les documents sont bien disponibles dans Constellio :

 

Traitement des dossiers

Nous pouvons importer une structure de dossiers suivant la structure du plan de classification.

 

Pour créer le robot, aller dans «Pilotage de la collection > Gérer les robots» et cliquer sur «Ajouter» dans le menu.

Entrer une définition pour votre robot :

 

 

Cliquer sur «Critère de recherche» pour entrer votre critère. Sélectionner la métadonnée «Chemin» et choisissez «Partages réseaux» et sélectionner l’emplacement contenant le plan de classification (ou la rubrique à importer).

 

 

Cliquer sur «Tester les critères» pour valider votre sélection.

Ensuite, cliquer sur «Action». Choisir «Classer dans un espace virtuel» et cliquer sur «Modifier les paramètres».

 

Pour «Code de l’espace virtuel utilisé pour la classification» : entrer «plan».

Pour «Préfixe des urls des documents de connecteur» : laisser la valeur «smb://»

Pour «Délimiteur» : Par exemple si vous avez entré dans votre structure de dossier «1000 - RH», votre délimiteur sera «-».

Dans l’onglet «Valeurs par défaut», il faut indiquer les valeurs suivantes :

-          «Dossier parent par défaut» : laisser vide

-          «Unité administrative par défaut» : choisir une unité administrative pour vos dossiers.

-          «Catégorie par défaut» : choisir une rubrique du dans laquelle vos dossiers seront classés s’ils ne peuvent être associés à une rubrique.

-          «Règle de conservation par défaut» : choisir une règle qui sera attribuée à vos dossiers. IMPORTANT : cette règle sera attribuée à tous les dossiers, indépendamment des règles attribuées au plan.

-          «Statut d’exemplaire par défaut» : choisir une valeur pour vos dossiers.

-          «Date d’ouverture par défaut» : choisir une valeur pour vos dossiers.

Vous pouvez entrer des «Tables de concordance» pour spécifier des valeurs de métadonnées pour vos documents/dossiers.

Dans les options, vous pouvez déterminer ce qui arrive aux dossiers / documents du connecteur :

-          Aucune action : le dossier reste disponible en recherche dans Constellio. Parfait pour effectuer des tests.

-          Exclure les documents du connecteur : le document n’est pas effacé de votre partage réseau, mais Constellio va exclure celui-ci de la recherche.

-          Supprimer les enregistrements du système original : ATTENTION, cette option peut supprimer le document dans le partage réseau. Cette option n’est pas recommandée. Nous suggérons de laisser le partage réseau en lecteur seule une fois les documents traités. 

Note importante : Avant de migrer un document, la voûte valide si le dossier / document a déjà été migré dans la voûte. Si c'est le cas, il ne sera pas migré de nouveau (même si celui-ci a été modifié dans le partage réseau).

Constellio utilise le chemin du dossier / document pour déterminer s’il a déjà été migré.

Voici un exemple de structure de dossier simple :

1000 – RH

              1100 – Vacances

                            Dakota

2000 – Opérations

              Harvey

Voici sa représentation dans le partage réseau :

 

 

Ici notre délimiteur entre le code de la rubrique et le nom est «-».

Nous allons classer le contenu de «1100 – Vacances» avec le critère suivant :

 

Et l’action suivante :

 

 

 

Une fois le robot exécuté on retrouve celui-ci dans la bonne rubrique : 

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