Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Schémas métadonnées

Dans Constellio, les métadonnées sont organisées selon des schémas qui permettent de gérer les métadonnées associées à chaque élément qui existent dans l’application.

 

Dans la page de pilotage

Cliquer sur l’icône schémas de métadonnées  

pour accéder à liste des types de métadonnées.

Le fonctionnement de la création ou de la modification des schémas de métadonnées est le même pour tous les éléments de Constellio. Les «Types de schémas» se créent selon les actions que l’on fait dans Constellio.

Page des types de schémas de métadonnées

 

Lorsque vous cliquez sur la loupe   à côté de l’élément désirez, vous accéder à sa liste des schémas de métadonnées associées à cet élément. (ex : Document peut-être un courriel ou un document)

 

L’icône  permet d’ajouter un nouveau groupe de métadonnées. Un groupe de métadonnées est relatif à une taxonomie qui apparait en haut d’une fiche. (ex l’onglet : classé dans, relatif à un document que l’on voudrait pouvoir classé dans un dossier dès la modification de sa fiche de métadonnée.) Pour modifier l’affichage des groupes de métadonnées dans une ficher (ex. document)

  1. Pilotage
  2. Schémas de métadonnées
  3. Choisir la métadonnée dont la fiche doit afficher un groupe de métadonnées en particulier (Document)
  4. Cliquer sur la loupe de cette Métadonnée.
  5. Choisir le bouton « métadonnée » correspondante au bon schéma (Document)
  6. Choisir la métadonnée qui doit être affecté par le groupe (ex : on veut classer le document dans le dossier), donc on choisit la métadonnée Dossier.
  7. On clique sur le calepin afin de modifié la métadonnée.
  8. Dans le formulaire on retrouve le Groupe de Métadonnées et on sélectionne « Classé dans ».
  9. On sauvegarde.
  10. Et le groupe « Classé dans » apparaitra comme Taxonomie au niveau de la page des métadonnées du document.

 

La page d’un schéma de métadonnées (par exemple Unité administrative) permet :

  1. Ajouter un schéma en appuyant sur le bouton  (un formulaire de schéma vide apparaîtra)
  2. Modifier la fiche d’un schéma en cliquant sur l’icône calepin .
  3. Le bouton Métadonnées permet d’accéder à la liste de métadonnées relatives à un élément.
  4. Le bouton Formulaire permet de de déterminer les métadonnées qui seront présents dans le formulaire d’ajout d’un élément. Pour ce faire, il faut sélectionner une métadonnée dans les liste des Disponibles et des Saisies puis appuyer sur les petites flèches horizontales au milieu pour déplacer les métadonnées dans les deux sens ainsi vous pouvez afficher ou enlever une métadonnée d’un formulaire.
  5. Le bouton Affichage permet de déterminer l’ordre d’affichage des métadonnées dans la fiche d’un élément (document, dossier, unité administrative, espace de classement, etc…).
  6. le bouton Liste fait référence au tableau que l’on retrouve dans Constellio (Document emprunté dans la page d’Accueil, onglet document dans la fiche de métadonnée d’un dossier, etc. ). On peut faire afficher des colonnes correspondant aux métadonnées.
  7. Le bouton Rechercher permet  de déminer les métadonnées qui seront affichés sous les résultats de recherche

      Ajout ou modification d’un schéma de métadonnées

 

  • Cliquez bouton Ajouter ou le calepin  pour accéder au formulaire d’ajout de schéma de métadonnées

  • Le bouton Métadonnées donne accès à la liste des métadonnées d’un élément. Vous pouvez, par cette même fenêtre, ajouter une métadonnée en cliquant sur le bouton ajouter en haut de la page. 
  • Un  formulaire s’affichera pour saisir les données 

    • Code de la métadonnée. (Il s’agit d’un code que le créateur invente. Il peut s’agir d’un code alphabétique, numérique ou alphanumérique. Ex : pour la métadonnée « Adresse » on peut mettre comme code « adress »)
    • Titre. (Il s’agit d’un titre représentatif de la métadonnée créée).
    • Type de champs :

Booléen (soit oui soit non)

Texte (environ 1 paragraphe)

Contenu (insérer un fichier)

Date (insérer la date avec un petit calendrier)

Date et heure (insérer la date avec un petit calendrier accompagné de l’heure)

Référence (un pointeur vers le domaine des valeurs)

Chaine de caractères (Texte limité à quelques caractères)

Numéro (une case texte ou le client inscrit lui-même un numéro)

 

  • Type d’entrée : Pour les types de champs référence et chaîne de caractère, il faut préciser les types d’entrée

Lookup (insérer une loupe)

Menu déroulant (insérer un menu déroulant)

Bouton radio (des cases à cocher)

 

Exemple: 

Type = Type d'entrée

Booléens = rien

Texte = Zone de texte (une boite permettant d’écrire l’équivalent d’un paragraphe) et Zone de texte riche (zone de texte avec un entête qui permet de mettre le texte en gras, souligner, etc.)

Contenu = Contenu (joindre un fichier électronique) Contenu Emprunt/ retour (joindre un fichier et pouvoir l’emprunter et le retourner)

Date = Rien (mets un calendrier par défaut)

Date et heure = Rien

Référence = faire un lien avec la métadonnée à laquelle vous désirez que Constellio face référence

Chaîne de caractère = Champs de base (texte), URL (mettre un lien URL dans la métadonnée), Mot de passe (mets des points noirs lors de la saisie afin de camoufler le mot comme un mot de passe)

Numéro = rien (seuls des chiffres doivent être paramétrés dans ce champ)

 

  • Groupe de métadonnées : Le champ permet de préciser dans quel groupe la métadonnée va être placée. Par Défaut apparaît toujours « Métadonnées »
  • Type d’objet : Pour un champ référence, il faut faire le lien entre le champ et les valeurs proposées dans le « domaine des valeurs ».
  • A la fin, il y a une liste de critères pour déterminer si la métadonnée va être : obligatoire, Activée, recherchable, Triable, Recherche avancée ou surlignable et autocomplétion.

    L’Autocomplétion permet de faire apparaître les métadonnées qui ont été signifiées comme «Autocomplétion» dans les lookups des métadonnées. Exemple. Le titre des dossiers est cliqué en autocomplétion. Lorsque j’ajoute un document dans Constellio en passant par la page d’accueil, on me demande de saisir le dossier dans lequel ira le document. Une boite de Lookup est offerte afin de faire le choix du dossier. Ce sont les titres des dossiers qui sont offerts puisque ceux-ci ont été signalés en autocomplétion.
  • Afin qu’une métadonnée soit apparente dans le formulaire, la case « activé » doit être coché. On ne peut supprimer une métadonnée lié à un concept, mais on peut la désactiver et ainsi elle ne s’affichera pas dans le formulaire.

Les métadonnées que l’on peut supprimer s’afficheront avec un «X» rouge.

 

Création des rapports

Il est possible de créer des listes afin d’effectuer des rapports en format Excel. Pour ce faire, vous devez aller dans le schéma de métadonnées et cliquer sur l’Icône de la petite feuille de papier au niveau du type de schéma pour lequel vous voulez faire un rapport.

Une fois l’icône sélectionnée, une fenêtre s’ouvre afin de cibler les métadonnées qui devront apparaître dans le rapport. 

a. Si des rapports ont déjà été créés, la liste de ceux-ci apparaîtra dans le premier champ «rapport». En sélectionnant un rapport déjà existant, il sera possible de le modifier en ajoutant ou en enlevant des métadonnées.

b. Le deuxième champ est réservé pour la saisie du Titre du nouveau rapport. Il s’agit d’un titre significatif qui vous permettra de créer un rapport qui correspond à votre travail.

c. Il faut par la suite sélectionner les métadonnées «disponibles» et les transféré dans «affichées» afin de créer le rapport Excel.

d. Cliquer sur «Sauvegarder».

Afin de créer les rapports, il faut aller dans la recherche avancée. Voir le guide 5..

Site web

http://constellio.com/

  • No labels