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1. Section centrale des contenus : Gestion des archives

 

Cette section permet la gestion du déclassement.

Avant d’effectuer le déclassement, il faut s’assurer que les rôles des gestionnaires et responsables en gestion des documents sont bien paramétrés :

a)      Pilotage

b)      Rôles

c)      Déclassement. Toutes les cases doivent être cochées pour le RGD. Le M (Gestionnaire) doit également avoir toutes les cases cocher, SAUF, la case « modifier la date de déclassement ».

 

Il faut également paramétrer le déclassement si vous voulez faire du déclassement mixte, ce qui signifie mettre plusieurs unités administratives dans un même contenant et la possibilité de réutiliser les contenants. Pour ce faire vous devez aller dans :

a)      Pilotage

b)      Configuration

c)      Déclassement, et cocher les cases « Réutiliser les contenants » et « Contenants mixtes ».

d)      Sauvegarder.

 

Finalement, pour faire du déclassement mixte, il faut ajouter une unité administrative pour y faire le déclassement. Ceci vous permet de mettre des dossiers provenant de diverses unités administratives dans un même contenant. Vous allez dans :

a)      Pilotage

b)      Unité administrative

c)      cliquer sur le bouton « ajouter »

d)      Entrer le code d’une unité de déclassement (par exemple : ENT pour entrepôt)

e)      Entrer le titre (par exemple : Entrepôt)

f)       Cette unité n’aura pas de parent

g)      Vous ne sélectionnez pas un mois de déclassement

h)      Sauvegarder.

2.    Gestion des archives (déclassement)

L'icône Déclassement dans le menu « Gestion des archives » donne accès aux dossiers à déclasser.

 

Un usager peut uniquement créer et dans les unités administratives auxquelles il a accès. Par contre, le RGD peut traiter toute liste existante.

 

Les contenants sont consultables à partir de l’icône « Contenants par unité administrative » dans le menu Gestion des archives.

 

Il est possible de créer des contenants par l’icône « Créer un contenant » dans le menu Gestion des archives.


 

La page Déclassement se devise en deux parties :

 

  1. Liste des dossiers sans date de fermeture.
  2. Déclassement.

Définitions des termes liés aux opérations :

 

-        Déclassement : opération générale de passage des dossiers d’un statut à un autre (actif vers le semi-actif/destruction/versement; semi-actif vers destruction/versement).

-        Destruction : opération d’élimination ou de suppression des documents et des dossiers selon les délais du calendrier de conservation.

-        Transfert : opération de transférer des dossiers de l’actif vers le semi-actif.

-        Versement : opération de verser des dossiers à conservation permanente dans un service d'archives (à l’interne ou acquisition de l’externe).

-        Conservation : conservation de façon permanente, pour constituer des archives historiques.

2.1.              Fermeture des dossiers actifs

-        Délai à durée fixe : durée de conservation exprimée par un nombre d’années. Exemple : 2 ans.

-        Délai à durée variable (888 ou 999) : durée de conservation dont le calcul est réalisé à partir d’une condition qualitative.

  • Exemple 1 : Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version.
  • Exemple 2 : Jusqu’à la fin des opérations de vérification.
  • Exemple 3 : Jusqu’à la fin d’un projet.
  • Exemple 4 : 2 ans après la fermeture du dossier.

 

Tous les dossiers ayant un délai à durée fixe ou indéterminée (Visés par le code 888 et 999) sont fermés dans Constellio qui calcule automatiquement les dates selon la règle de conservation associée et selon les options pilotables de calcul des dates dans le sous-menu Configuration .

 

Ces dossiers sont alors disponibles pour la création de listes de déclassement

 

Les listes se créent par Unité administrative avec la possibilité de trier les dossiers par métadonnées.

 

Pour générer une liste de dossiers ouverts à fermer, il faut :

 

  1. Cliquer sur l’un des trois liens dans « Liste des dossiers sans date de fermeture »


  2. Choisir une unité administrative dans lequel vous voulez fermer des dossiers.
  3. Au besoin spécifié avec des métadonnées relatives aux dossiers dans le champ de recherche.
  4. Une fois la liste affichée, il faut choisir dans la liste, les dossiers à fermer.
  5. Cliquer sur le lien « Générer une liste de déclassement avec des dossiers





  6. Une fenêtre apparaîtra qui va vous permettre de nommer la liste générée. Celle-ci sera accessible dans l’onglet « Liste générée » dans la page Déclassement.





  7. Dans la fiche de la liste générée,


     il y a des options : Modifier (le nom de la liste) , Supprimer la liste , Demande de validation, demande d’approbation et imprimer la liste.

  8. Habituellement on valide avant d’approuver. On peut passer par-dessus la validation pour aller directement à « l’ Approbation ».
  9. Lorsque l'on sélectionne "Demande d'approbation" une fenêtre vous demande de confirmer l'envoi de la demande.



  10. Le gestionnaire recevra un courriel avec un lien URL vers la page d'approbation de la liste. Il devra prendre connaissance des dossiers qui seraient susceptibles d'être fermés et doit cliquer sur "approuver"

  11. Lorsqu’approuvé par le RGD, on aura la possibilité de lancer le traitement.



  12. Appuyer sur le bouton Lancer le traitement pour traiter la liste.

Au niveau de la fiche des dossiers fermés :

  • La date du jour s’inscrit dans la métadonnée Date de fermeture du dossier.
  • La valeur Date de fermeture est attribuée automatiquement aux documents rattachés au dossier.
  • Génération des champs Date de transfert prévue et Date versement ou destruction prévue

2.2.    Génération et validation des listes de déclassement

 

Permets d’appliquer les différents délais, à durées fixes ou variables, exprimés dans les règles de conservation aux dossiers, quel que soit leur support.

 

Constellio fait la distinction entre 3 types de supports de dossiers :

  1. Analogique (papiers);
  2. Informatique (électronique);
  3. Hybride (papiers et électronique).

Pour le déclassement des dossiers analogique et hybride, vous aurez à créer des contenants et des emplacements si nécessaire.

 

Il y a 5 types de listes de déclassement :

 

  • Liste des dossiers actifs à transférer au semi-actif.
  • Liste des dossiers actifs à verser.
  • Liste des dossiers actifs à détruire.
  • Liste des dossiers semi-actifs à verser.
  • Liste des dossiers semi-actifs à détruire.

Ces listes citées ci-dessus renvoient vers des listes de dossiers déjà fermés automatiquement par le système ou manuellement par l’utilisateur chargé de l’opération de déclassement.

2.2.1.  Créer un contenant

Lors des opérations de déclassement, vous serez amenés à créer des contenants pour regrouper les documents papier contenus dans les dossiers hybrides ou analogiques.

 

Les contenants dans Constellio correspondent aux contenants physiques dans lesquels vous allez faire vos transferts ou versements.

 

Vous devez créer vos emplacements et vos types de contenants (Domaines de valeurs), avant d’effectuer le déclassement (Voir Pilotage).

 

Constellio permet l’impression du bordereau du transfert ou versement accessible à partir de la fiche du contenant.

 

Pour créer un contenant : il faut cliquer sur l’icône Créer un contenant pour accéder au formulaire de saisie.

La case à cocher « Plein » vous permet de déterminer si le contenant est plein ou non. Si elle est cochée vous ne pourrez plus ajouter de dossiers à ce contenant.

 

Vous aurez aussi le choix d’attribuer un emplacement à vos contenants à partir du champ « Emplacement ».

 

Le formulaire d’ajout de contenant contient des champs obligatoires et d’autres facultatifs :

  • Type; (Souvent pour déterminer le type de boite (33 cm, lettre, légale, etc.))
  • Identifiant temporaire; (un identifiant non permanent qui sert également ID)
  • Identifiant; (Titre donné à votre boite, ex. Boite 1)
  • Type de déclassement ; (Vous devez choisir à quelle fin servira votre boite soit pour du « Transfert au semi-actif », du « Versement » ou de la « Destruction »)
  • Vous devez choisir par défaut unité administrative que vous avez créée pour le déclassement (ex. Entrepôt);
  • Vous pouvez déterminer immédiatement ou plus tard l’emplacement de votre boite sous la rubrique « Emplacement »
  • La case à cocher Plein : pour définir l’état du contenant;
  • Description (si vous désirez mettre une courte description de votre contenant);
  • Position;
  • Capacité (cm);
  • Taux de remplissage saisi (%) : la valeur de ce champ est « Contenant sans capacité » dans le cas où le contenant n’a aucune capacité saisie.

 

2.2.2.  Créer un emplacement

Les emplacements sont les endroits où les contenants vont être déplacés. Ils permettent la localisation physique de vos contenants et les dossiers papiers et hybrides qui s’y trouvent.

 

Les contenants peuvent être versés ou transférés au sein même de votre organisme par exemple au service des archives comme ils peuvent être versés à un autre organisme par exemple la BANQ (Bibliothèque et Archives nationales du Québec).

 

Pour créer un emplacement, il faut aller dans Espaces virtuels puis cliquer sur l’icône loupe  qui corresponde à Emplacements. La liste des emplacements s’affichera, il faudra cliquer sur le bouton Ajouter pour accéder au formulaire de saisie.


2.2.3.  ACTIF→ SEMI-ACTIF/ACTIF→ À VERSER/ SEMI-ACTIF→ À VERSER

 

a)      L’opération du déclassement se déroule comme suit :

 

  1. Cliquez sur l’une des listes de déclassement par exemple « Liste des dossiers actifs à transférer au semi-actif ».
  2. Une page s’affiche où vous devez choisir l’unité administrative dans le lequel vous allez faire l’opération du déclassement et s’il y lieu les métadonnées pour affiner la liste des dossiers à déclasser puis appuyez sur le bouton Rechercher.
  3. Une fois la liste est affichée, il faudra cocher ou décocher les dossiers à déclasser puis appuyez sur le lien « générer une liste de déclassement avec des dossiers » pour accéder à la page de la liste générée.
  4. Une fenêtre apparaîtra qui va vous permettre de nommer la liste générée. Celle-ci sera accessible dans l’onglet « Liste générée » dans la page Déclassement.
  5. Cliquer sur le lien « Générer une liste de déclassement avec des dossiers





  6. Une fenêtre apparaîtra qui va vous permettre de nommer la liste générée. Celle-ci sera accessible dans l’onglet « Liste générée » dans la page Déclassement.





7.Dans la fiche de la liste générée,



 il y a des options : Modifier (le nom de la liste) , Supprimer la liste , Demande de validation, demande d’approbation et imprimer la liste.

8.Habituellement on valide avant d’approuver. On peut passer par-dessus la validation pour aller directement à « l’ Approbation ».

9.Lorsque l'on sélectionne "Demande d'approbation" une fenêtre vous demande de confirmer l'envoi de la demande.



10.Le gestionnaire recevra un courriel avec un lien URL vers la page d'approbation de la liste. Il devra prendre connaissance des dossiers qui seraient susceptibles d'être déclassé et doit cliquer sur "approuver"

11. Lorsqu’approuvé par le RGD, on aura la possibilité de lancer le traitement. S'il s'agit de dossier papier ou Hybride, le RGD devra créé un contenant ou chercher un contenant afin d'y mettre les dossiers.

a)      Chercher un contenant

  1. Cliquer sur le lien « Chercher un contenant »
  2. Utiliser l’unité administrative « Entrepôt »
  3. Sélectionner la boite que vous désirez
  4. Cliquer sur le lien « Ajouter les contenants sélectionnés »

 

b)      Créer un contenant

  1. Cliquer sur le lien « Créer un contenant »
  2. Remplir le formulaire qui apparaît selon l’information fournit au point 2.2.1
  3. Sauvegarder

La fiche d’une liste de déclassement se divise en 3 parties 

  1. Informations générales comme le titre de la liste, unité administrative et espace de classement, la date et le créateur.
  2. La liste des dossiers qui ont été transférés ou versés.
  3. Le(s) contenant(s) dans le(s)quel(s) des dossiers sont placés.


 

En cliquant sur le lien du contenant, vous pouvez accéder à sa fiche afin de consulter son contenu (dossiers), imprimer son bordereau, son étiquette ou modifier sa fiche.

Dans la fiche du dossier transféré ou versé, vous pouvez noter la génération des champs suivants :

  • Statut archivistique
  • Contenant
  • Date réelle de transfert ou versement.

Une fois les boites jointes, il faut prendre chaque dossier, les mesurer, inscrire leur mesure sous la rubrique « Longueur linéaire (cm) », aller sous la rubrique « Contenant » et lier pour chaque dossier le bon contenant.

 

Lorsqu’il y a une case « Verser» à cocher, c’est parce qu’il y a du tri à effectuer dans la boite dont certains documents sont à conservation.

 

Une fois tous les dossiers liés au bon contenant, vous devez aller dans le menu de droite et « Lancer le traitement » afin de finaliser le déclassement. 





2.2.4.  ACTIF→ À DETRUIRE / SEMI-ACTIF→ À DETRUIRE

 

L’opération du déclassement se déroule comme suit :

 

  1. Cliquez sur l’une des listes de déclassement  « Liste des dossiers actifs à détruire » ou « Liste des dossiers semi-actifs à détruire ».
  2. Une page s’affiche où vous devez choisir l’unité adminsitrative dans le lequel vous allez faire l’opération de déclassement et s’il y lieu les métadonnées pour affiner la liste des dossiers à déclasser puis appuyez sur le bouton Rechercher.
  3. Une fois la liste est affichée, il faudra cocher ou décocher les dossiers à déclasser puis appuyez sur le lien « générer une liste de déclassement avec des dossiers » pour accéder la page de la liste générée.
  4. Une fenêtre apparaîtra qui va vous permettre de nommer la liste générée. Celle-ci sera accessible dans l’onglet « Liste générée » dans la page Déclassement.
  5. Dans la fiche de la liste générée, il y a des options : Modifier (le nom de la liste), Supprimer la liste, Demande de validation, demande d’approbation et imprimer la liste.
  6. Habituellement on valide avant d’approuver. On peut passer par-dessus la validation pour aller directement à « l’Approbation ».
  7. Lorsqu’approuvé par le gestionnaire, on aura la possibilité d’imprimer la liste de déclassement afin d’effectuer la destruction.
  8. Lorsqu’il y a une case « Verser» à cocher, c’est parce qu’il y a du tri a effectuer dans la boite dont certains documents sont à conservation.
  9. Il faudra lier les dossiers au bon contenant.
  10. Pour finaliser la destruction vous devez aller dans le menu de droite et cliquer sur « Lancer le traitement ».

 

Les dossiers détruits deviennent gris.

Après la destruction des dossiers électroniques, il y aura une modification automatique du stade archivistique pour « détruit » ainsi que la génération de la date de destruction.

 

Les documents contenus dans les dossiers détruits sont remplacés par une fiche descriptive (il est possible d’éliminer cette fiche dans le menu Configuration => Déclassement =>Cochez « Supprimer les fiches des documents lors de la destruction ».

 

Les documents contenus dans les dossiers électroniques sont éliminés automatiquement de l’espace informatique.

 

Les dossiers « détruits » restent toujours consultables dans Constellio.

 

Site web

http://constellio.com/

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