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1.Création d’un document

1.1. Ajouter un document :

Deux façons existent pour ajouter un ou des documents dans un dossier.


    1. D’abord, en cliquant sur le lien «Ajouter un document», la fiche de métadonnées du document s’ouvre permettant d’inscrire les éléments obligatoires et optionnels,


 

 

de sélectionner le document à ajouter,

 

 

ou de le créer directement en cliquant le bouton 

 

Cette façon de faire fait apparaître un écran demandant le type de fichier à créer :

 

et le nom du fichier à créer.

 

 

Puis le système retourne à la fiche de métadonnées en ayant incorporé ces choix.

L’usager peut alors sauvegarder le tout, en cliquant sur le bouton «Sauvegarder» au bas de la fiche de métadonnées.


b. Il est possible également de prendre un ou des documents en lot sauvegarder sur son ordinateur et de les «glisser/déposer» dans le dossier de Constellio (drag & drop). Cette opération ajoute automatiquement les métadonnées déjà inscrites dans le fichier de la suite Office.

  

 

On peut alors «Éditer une à une les fiches des documents» pour compléter les métadonnées.

  

Les différents champs de saisie dans Constellio permettent de réaliser les manipulations de caractères de base en utilisant les raccourcis clavier de la suite Office (couper-copier-coller, supprimer, etc.). 

1.2.     Éditer la fiche d’un document

 

Il est possible de modifier ou d’ajouter des métadonnées d’un document en éditant la fiche d’un document.

 

 

Pour ajouter ou soustraire des métadonnées apparaissant dans le formulaire de saisie des métadonnées d’un document, il faut aller dans le module de schémas de métadonnées (voir le guide 14).

 

1.3      Renommer le fichier

 

Afin de changer le titre du fichier électronique d’un document, il faut absolument passer par ce lien. Un écran lui permettra de renommer le fichier 

 

et une confirmation sera demandée.

 

Note : Si l’usager modifie le nom du fichier par le formulaire de métadonnées, seul le nom du fichier de Constellio sera modifié et non celle du fichier électronique original.

 

1.4.     Dupliquer le document

 

En cliquant sur ce lien un nouveau document portant le même titre, mais avec le mot «copie» entre parenthèses apparaît dans la fiche de métadonnées et permet d’ajouter d’autres éléments au besoin.

 

1.5.    Publier ce document

Ce lien permet d’envoyer un lien du document à une personne n’ayant pas Constellio, mais qui a un accès sur le serveur de l’entreprise. En cliquant sur le lien, , deux autres options apparaissent.

Dépublier ce document et Obtenir le lien public. Afin de partager le document avec une personne n’ayant pas Constellio, mais qui a un accès sur le serveur, on clique sur le bouton Obtenir le lien public. Une fenêtre s’ouvre avec le lien que l’on peut copier et mettre dans un courriel afin de le faire parvenir à la personne.

Une fois le lien partagé et le document reçus par la personne, on peut dépublier le lien.

1.6.    Supprimer ce document

 

Ce lien permet d’effectuer la suppression du document. Une confirmation est cependant exigée.

 

1.7.     Autorisations et Partager ce document

 

Ces liens amènent les écrans relatifs au pilotage (Voir les sections «Autorisations» et «Partager un dossier» du guide 6, Création d’un dossier)

1.8. Créer PDF/A

 

Ce lien permet de convertir un document Word en document PDF/A. dans l'historique des versions, une copie Word demeure, mais la version majeure est un PDF/A.

1.9. Partager ce document

Ce lien permet de partager un document avec un usager de Constellio dans la même entreprise. Cette personne, ne partageant pas la même unité administrative, pourra, pour un temps limite, partager un document, sans modifier la sécurité de Constellio.

1.10.   Ajouter à votre panier

Ce lien permet de mettre le document dans le panier. Une fois dans le panier il est possible de faire des actions sur le ou les documents de ce panier. Par exemple l’envoyer par courriel.

1.11.     Téléverser un document

 

Cette option ne s’applique qu’aux documents qui ont été téléchargés par l’usager et permet d’enregistrer une nouvelle version d’un document. 

 

 

 

Elle peut être utile dans le cas d’un travail hors Constellio quand le document n’a pas été emprunté avec l’agent.

1.12.     Emprunter un document

 

En cliquant sur ce lien dans le menu de droite, l’usager emprunte un document en vue d’en effectuer des  modifications. C’est avec l’«Agent de Constellio» que s’effectuent l’emprunt et, au moment venu, le retour dans la voûte.

 

En cliquant sur le fichier, dépendant du navigateur utilisé, une fenêtre différente peut apparaître et propose d’ouvrir ou d’annuler cette requête.

 

 

Un document peut être emprunté pendant plusieurs jours, régulièrement sauvegardé par le logiciel, ouvert le lendemain, ainsi de suite jusqu’à la fin des modifications. À ce moment, il doit être retourné, afin que tous les utilisateurs puissent consulter la nouvelle version.

 

 

Une fois les modifications terminées, l’usager clique sur le bouton «Retourner».

 

 

L’écran de retour permet, si la personne a sauvegardé son document en dehors de Constellio (sur une clé USB par exemple), de parcourir l’ordinateur et d’y sélectionner le document à jour,

 

 

 

d’identifier s’il s’agit d’une version mineure ou majeure et de cliquer sur le bouton «Sauvegarder» pour retourner le document dans la voûte. Une version mineure incrémente la décimale (par exemple 1.8), alors qu’une version majeure incrémente la version (par exemple 2.0)

1.13.     Finaliser un document

 

Lorsqu’on crée un document à partir de Constellio, celui-ci est immédiatement emprunté par vous. Lorsque vous avez terminé de le rédiger, vous le retournez. Ce retour fait apparaitre un nouveau lien dans le menu de droite.

 

Le lien «Finaliser» consiste à produire une version majeure (X.0) après la modification du document. Le système demande une confirmation,

 

 

 

et permet de modifier le titre du fichier

 

Site web

http://constellio.com/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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