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  1. Page d’accueil de l’administrateur

 

Constellio s’ouvre, par défaut, sur la page Gestion documentaire.

  

  1. Création d’un dossier

 Les liens Ajouter un dossier et Ajouter un document sont des raccourcis qui permet de créer rapidement un dossier ou un document. ( voir 1.4)

 Avant d’enregistrer un document, il est nécessaire de créer le dossier auquel il sera rattaché.

 En appuyant sur l’icône   un formulaire de création de dossiers s’affiche à l’écran.

 

    1. Les métadonnées qui permettent de créer un dossier apparaissent dans ce formulaire. De base, Constellio a déjà paramétré des métadonnées obligatoires et facultatives, soient les plus courantes (Titre, Unité administrative, rubrique de classement, date d’ouverture, etc.).
    2. Les métadonnées obligatoires sont présentées à l’aide d’un astérisque rouge.
    3. Certaines métadonnées sont offertes à l’aide d’une loupe ou par déroulement à l’aide d’une flèche. Ce sont des métadonnées qui contiennent déjà des valeurs pouvant abréger la saisie selon les choix offerts. Il est également possible,  en inscrivant les premières lettres d’un mot, d’obtenir les choix possibles commençant par ces lettres, tout comme en inscrivant un ou des chiffres, les cotes de classification commençant par ces chiffres seront déployées. L’usager n’a qu’à cliquer sur un de ces choix pour l’inscrire dans le champ.

 

 

d. Il est possible de paramétrer les métadonnées qui apparaissent dans le formulaire du dossier par le module des Schémas de métadonnées (voir le guide 14).

 

 

e.Pour les champs à valeur contrôlée, Constellio propose diverses façons de choisir la bonne valeur parmi les valeurs possibles:

 

        • des cases à cocher;
        • un calendrier   est offert pour les dates;


f.Le bouton «Sauvegarder» permet de finaliser cette opération.

 

g.Une fois sauvegardé, le menu contextuel change pour permettre d’autres options liées au dossier selon le profil qui est paramétré

 

                          h. Ajouter un sous-dossier 

 

Créer des sous-dossiers peut être d’intérêt lorsqu’un dossier est volumineux et que le fragmenter est utile à différents groupes de personnes. Par exemple, un dossier d’employé contient des documents concernant les avantages sociaux, qui sont gérés par une catégorie d’employés des RH. Ces derniers ne sont pas concernés par la dotation ni l’évaluation. Séparer les documents en sous-dossiers rend le travail plus efficace.

 

 

Ajouter un sous-dossier fait en sorte qu’il hérite des mêmes métadonnées que le dossier parent. On ne peut donc lui attribuer de délais de conservation différents ou changer sa classification, etc.

 

En cliquant sur le titre des champs, une flèche apparaît désignant un tri croissant ou décroissant.

 

 

                                              ii.     Modifier la fiche dossier

 

Cette option amène la fiche des métadonnées du dossier ou du sous-dossier et y permet des changements.

 

                                             iii.     Supprimer le dossier

 

Cette option, qui est ou non accessible à un usager selon les rôles qui lui sont attribués, permet de supprimer l’objet, mais demande une confirmation

 

 

 

 

 

 

et le motif de la suppression

 

La suppression n’est pas prise en compte comme peut l’être le déclassement. Il faut  être conscient qu’aucune trace ou possibilité de récupération n’est possible dans un processus de suppression.

 

                                            iv.     Dupliquer le dossier

 

Ce lien double un dossier en conservant les métadonnées, mais en ajoutant le terme copie entre parenthèses au titre. Dans le cas de duplication d’un dossier comprenant des sous-dossiers, une demande de précisions sera faite afin de déterminer si seul le dossier est dupliqué ou si toute l’arborescence doit être impliquée.

 

                                              v.     Autorisations

 

Ce lien amène à l’écran relatif au pilotage qui identifie les autorisations attribuées aux utilisateurs ou du groupe de travail; ce sont les autorisations héritées. Elle précise également ces autorisations par les lettres «L» pour  lecture, «É» pour écriture, donc modification et «S» pour suppression. Selon le rôle établi certains usagers n’ont pas accès à ce lien.

 

 

On peut y consulter également, s’il y a lieu, les autorisations spécifiques qui ont été accordées, pour une période de temps, à des «invités».

 

Il est possible d’ajouter une autorisation en cliquant sur le bouton.

 

ce qui fait apparaître un écran pouvant identifier un temps d’autorisation :

 

 

Pour un dossier spécifique, il est possible de couper les autorisations héritées en cliquant sur le lien «Couper l’héritage». Les autorisations deviennent alors des autorisations spécifiques.

 

                                            vi.     Partager un dossier 

 

Ce lien permet de donner une autorisation de consulter ou de modifier un dossier à un ou à des utilisateurs Constellio qui normalement n’en ont pas l’accès.

 

 

L’inscription du nom de l’utilisateur ou du groupe d’utilisateurs est obligatoire ainsi que la désignation du type d’accès (lecture, écriture et suppression). Des dates de début et de fin peuvent aussi être inscrites. On cliquera ensuite sur le bouton «Sauvegarder».

 

 

                                           vii.     Imprimer l’étiquette d’un dossier

 

En cliquant sur ce lien, l’usager peut, dans le cas d’un dossier papier, choisir la position de départ, le format et le nombre de copies d’étiquettes qu’il désire et sauvegarder le tout.

 

 

Puis en appuyant sur le lien «Télécharger labels.pdf»

 

il peut lancer l’impression.

 

 

2.  Configuration dossier dans Espaces virtuels

 

L’onglet «Classé dans » permet de regrouper des dossiers selon une vue, ou regroupement spécifique, en plus du rattachement à une rubrique du plan de classification (par exemple un regroupement de visualisation par mandataires dans les cas de dossiers de litige). Ces écrans de visualisation se conçoivent dans l’onglet «Espaces virtuels» du  Pilotage.

Il est cependant préférable d’ajouter des métadonnées à un dossier plutôt que de concevoir une visualisation particulière, la recherche en sera d’autant plus rapide, grâce aux facettes présentées.

 

Site web

http://constellio.com/