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1.      Section Recherche

 

Cette section est accessible dans tous les écrans de Constellio. Elle permet de rechercher, en vocabulaire libre, tout dossier, document, métadonnées ou autres éléments associés à ce mot-clé. La recherche s’effectue dans tous les documents auxquels l’utilisateur a droit; elle s’effectue dans tous les champs de même que dans le plein texte des documents numériques, en cliquant le bouton «Rechercher».

Deux modes de recherche par mot-clé (un mot ou un ensemble de mots) sont offerts dans Constellio:

 

    1. Recherche simple;
    2. Recherche avancée.

a.      Recherche simple

      1. Les champs de recherches sont insensibles à la case (majuscule/minuscule) et aux accents.
      2. Par défaut, le moteur de recherche traite un espace entre deux termes comme un ET logique.
      3. Un astérisque placé avant ou après un mot permet de chercher tous les mots contenant l’expression écrite. Par exemple, inscrire l’expression archiv* incluera les mots archivage, archive, archives, archiviste, archivistique, etc. (Recherche par troncature).
      4. Le résultat de la recherche, classé par pertinences, peut alors être affiné en cochant, dans le menu contextuel à droite, un ou plusieurs des éléments présentés (tri décroissant, seulement les documents, sous une cote de classification particulière, etc.). Ces éléments, appelés facettes, permettent, dès qu’un élément est coché, de recomposer la fenêtre du résultat de la recherche selon les nouveaux critères. L’utilisateur peut toujours changer son choix et revenir en arrière.




      5. Les résultats de recherche simple permettront d’accéder autant aux dossiers, qu’aux documents, qu’aux contenants ou aux liens fournis par les connecteurs.

 

  1. En cliquant sur un dossier, la fiche de métadonnées du dossier s’affiche.


2.Pour un document numérique il y a quatre comportements possibles :


  i.    En cliquant sur le titre du document celui-ci s’ouvre avec l’application d’origine (si c’est un document Word, il ouvre avec le logiciel Word, si c’est un document PDF, il ouvre avec l’application PDF, etc.)

                                        ii.    En cliquant sur le calepin  le formulaire de saisie des métadonnées du document ouvre afin d’apporter des modifications à celui-ci.

                                      

iii.    En cliquant sur la disquette  vous télécharger le document dans votre espace de téléchargement sur votre ordinateur.

 

                               iv.    En cliquant sur la loupe, vous êtes dirigé vers la fiche de métadonnée du document.

 

Note : Pour effectuer une recherche avancée, il faut effacer le contenu dans la recherche simple.

b.      Recherche avancée

 

Il est possible d’avoir accès à des critères pour effectuer une recherche avancée. Il suffit de cliquer sur la flèche,  à droite dans la section Recherche, pour qu’un écran de recherche avancée s’installe.     

                                                                                                                   

 

      1. Dans l’écran de recherche avancée, il vous faut avant tout spécifier sur quel Type (objet) portera votre recherche. Par exemple, faire une recherche par Contenant, par Dossier, par Document, par Tâches, etc.


ii. Selon le type choisi, la première ligne des critères de recherche affiche un menu déroulant différent, selon les métadonnées reliées au type. On choisit la métadonnée en cliquant sur celle-ci.

 


iii. Selon le type et la métadonnée choisie, un champ de valeur différente s’affichera.

 


iv. Opérateurs booléens : il est possible de joindre différents critères de recherche grâce aux prépositions offertes dans la liste déroulante (et, ou, sauf). Par exemple l’expression [ski « et » alpin] identifiera les documents contenant les deux termes. 

L’expression [ski « ou » alpin] identifiera les documents contenant l’un des deux termes.

Pour exclure un critère, on choisira « sauf ». Par exemple l’expression [ski « sauf » alpin] identifiera les documents contenant le terme ski sans le terme alpin.


v. Parenthèses : les parenthèses jouent aussi un rôle dans l’organisation et la combinaison des critères de recherche. Comme dans les équations mathématiques, la parenthèse est traitée en premier. Les cases blanches, situées au début de la ligne de critère de recherche et juste avant la jonction, servent à inscrire les parenthèses.

 

Un exemple d’utilisation combiné de la jonction et des parenthèses est illustré dans la figure ci-dessous pour repérer tous les dossiers contenant le mot ski dans le titre ainsi qu'au moins un de ces trois autres termes dans le titre : "alpin", "de fond" et "nautique".

 

 


vi. Le X à droite de l’écran permet de supprimer une ligne de la recherche avancée.



 vii. Le lien «Vider la recherche avancée» : permet de supprimer tous les critères de recherche avancée.

 viii. Il est possible de sauvegarder une recherche avancée comprenant plusieurs critères en cliquant sur le lien

.

                        Le système permet de donner un nom à cette recherche

 

 

Les recherches sauvegardées sont accessibles dans le menu de la recherche avancée en cliquant sur le lien proposé

Les icônes à droite de l’écran permettent de consulter les résultats de la recherche, de renommer cette recherche  et de la partager avec d’autres utilisateurs.

 

 

 

 ou de la supprimer. Une confirmation, dans ce cas, est demandée.

 

Créer un rapport 

Afin de créer un rapport, il faut vous rapporter au guide 14. Pour utiliser un rapport suite à l’obtention des résultats lors d’une recherche avancée, vous devez sélectionner les dossiers, documents ou contenants qui doivent figurer sur le rapport. 

 

Une fois la sélection effectuée, aller dans le champ du menu déroulant à côté du bouton «Consulter» et choisir le rapport qui devra être utilisé.

Cliquer sur le bouton «Consulter». Le téléchargement de l’Excel s’effectue vous permettant de voir le rapport.

Site web

http://constellio.com/

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