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1.Section centrale des contenus : L’Accueil


Sauf si certains documents sont non classés sur le «Bureau» de Constellio (voir la guide 11), c’est l’onglet «Accueil» qui apparaît en premier lors de l’identification de la personne. Il permet de visualiser les Espaces virtuels, à savoir le plan de classification, les unités administratives, et toutes autres espaces virtuels créés auxquels l’utilisateur à droit, les dossiers récents, les documents récents et les documents empruntés,  avec lesquelles l’usager entretient des activités ou partage des responsabilités.

1.1   Espaces virtuels 

 

Ce lien permet de consulter, à travers la structure de classification, tous les dossiers et documents dans la voûte Constellio pour lesquels un usager a un droit d’accès.

Pour pouvoir afficher l’arborescence des espaces virtuels (unités administratives, plan de classification, etc.) il faudra ajouter d’abord des dossiers.

 

Apparaîtront ici tous les espaces virtuels qui seront créés dans le pilotage / espaces virtuels, et auxquels vous aurez été jumelé par le créateur de cet espace.

1.2 Dossiers récents :

    1. En cliquant sur ce lien l’usager pourra visualiser les dossiers qu’il a récemment consultés. La couleur des dossiers  détermine leur état à savoir, beige pour les actifs, orange pour les semi-actifs, violet pour les dossiers versés aux archives historiques et gris pour les dossiers éliminés selon le calendrier de conservation (et non supprimés).

  

 

b. En choisissant un dossier, l'usager pourra visualiser toutes les pièces sauvegardées dans ce dossier.

c. Pour ce faire, l'usager doit cliquer sur le dossier d’intérêt. Le lien apporte directement sur la fiche de métadonnées du dossier.

 

d. Dans les onglets de cette fiche il est possible de consulter les documents, les sous-dossiers et les tâches reliés au dossier en question.

e. En choisissant l’onglet documents, une fenêtre s’ouvre sur tous les documents présents dans ce dossier. Les documents peuvent être numériques ou analogiques. S’ils sont numériques, il sera possible d’y avoir accès de trois façons :

 

      1.  En cliquant sur le titre du document celui-ci s’ouvre avec l’application d’origine (si c’est un document Word, il ouvre avec le logiciel Word, si c’est un document PDF, il ouvre avec l’application PDF, etc.)
      2. En cliquant sur le calepin   le formulaire de saisie des métadonnées du document ouvre afin d’apporter des modifications à celui-ci.
      3. En cliquant sur la disquette  vous télécharger le document dans votre espace de téléchargement sur votre ordinateur.
      4. En cliquant sur la loupe  vous êtes dirigé vers la fiche de métadonnée du document.

L’écran de consultation du document  permet de visualisé le documents Word et PDF en question ainsi que de consulter l’historique des versions du document ainsi que les personnes qui ont réalisé les modifications avec la date de celles-ci.

 

f. En cliquant sur le , on peut supprimer une version. Le système demande cependant une confirmation avant de supprimer.

 

 


g. Cliquer sur le lien «Accueil» dans le menu contextuel en haut à gauche permet de revenir à l’écran d’accueil.

 

1.3      Documents récents :

 

    1. En cliquant sur ce lien, l’usager peut visualiser les documents qu’il a récemment consultés, peu importe le dossier dans lequel ils sont classés.

 

b. En cliquant sur un document, il visualisera la fiche des métadonnées ainsi que l’historique des versions de ce document. L’usager peut également consulter si le document est lié à une ou des tâches.


 

1.4      Documents empruntés :

 

    1. En cliquant sur ce lien, l’usager peut identifier les documents qu’il a empruntés et donc éventuellement, les retourner.


b. Un usager peut consulter un document emprunté par un autre utilisateur. Un message lui indique qu’il est emprunté et désigne l’emprunteur. L’usager consulte donc la dernière version du document avant qu’il ne soit emprunté. 

 

Site web

http://constellio.com/

Note : Un administrateur peut retourner un document emprunté par n’importe quel membre de son groupe, mais qu’un usager ne peut retourner que ses propres documents empruntés. Lors de ces retours, les modifications par l’emprunteur sont conservées et une nouvelle version est créée.

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