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1.Constellio s’ouvre, par défaut, sur la page d'Accueil

1.1            Section centrale des contenus : Pilotage

 

 

Le Pilotage permet la création des outils relatifs à la gestion des documents (plan de classification, calendrier de conservation, espaces d’entreposage, schémas de métadonnées, gestion du contrôle et des rôles, etc.). Selon le choix du produit qui a été fait par le client, les modules qui sont offert varient d’une compagnie à l’autre. Les modules offerts par Constellio se regroupent selon deux sections :

1.1.1 Pilotage de la collection :

-        Espaces virtuels;

-        Domaines de valeurs ;

-        Configurer les facettes;

-        Schémas  de métadonnées;

-        Gérer la sécurité;

-        Gérer les rôles;

-        Configurer le serveur de courriel;

-        Extracteurs de métadonnées;

-        Importer les enregistrements;

-        Importer les types de schémas;

-        Importer les autorisations;

-        Boost de la recherche par métadonnée;

-        Boost de la recherche par requête;

-        Corbeille;

-        Unité administratives;

-        Plan de classification;

-        Subdivisions uniformes;

-        Calendrier de conservation;

-        Gérer les connecteurs;

-        Gérer le moteur de recherche;

-        Gérer les robots.

1.1.2     Pilotage du système

-        Configuration;

-        Annuaire LDAP;

-        Gérer les groupes;

-        Gérer les utilisateurs;

-        Gérer les collections;

-        Gérer les les plugins;

-        Importer les utilisateurs;

-        Importer les groupes;

-        Exportation des données;

-        Gérer les grappes de serveurs`;

-        Centre de mise à jour.

2.    Créer des Utilisateurs.

Si vous êtes connecté à un Active Directory, il est possible que vous n’ayez pas à effectuer cette tâche.

 

On se positionne sur l’icône « Gérer les Utilisateurs » .

 

Par défaut, il y a un utilisateur admin. Pour ajouter un Utilisateur cliquer sur le bouton « AJOUTER ».

  1. Entrer le Nom d’un Utilisateur : ex. mfortier
  2. Entrer le Prénom : ex. Marie-Andrée
  3. Entrer le Nom de Famille : ex : Fortier
  4. Entrer le courriel
  5. Entrer un mot de pass
  6. Confirmer le mot de passe
  7. Cocher la collection
  8. Mettre le statut actif
  9. Sauvegarder


3.    Créer des unités administratives

Si vous êtes connecté à un Active Directory, il est possible que vous n’ayez pas à effectuer cette tâche.

On se positionne sur l’icône « Unités administratives ».

 

On clique sur le bouton « AJOUTER », afin d’ajouter des Unités administratives.

  1.  Entrer le  Code. Celui-ci doit être significatif et court. Ce peut-être des nombres ou des lettres : ex. RF (pour Ressources Financières)
  2.  Entrer le Titre : ex. Ressources Financières
  3.  Entrer le Parent, s’il s’agit d’une sous-unité : ex : Ressources Financières, division des paies. Si aucune sous-unité on laisse le champ vide.
  4.  Entrer le Mois de déclassement. (il s’agit du mois qui a été choisi par l’organisme afin d’effectuer le déclassement de cette unité. Il n’est pas obligatoire de sélectionner un mois, mais cela peut aider au déclassement. Ce bouton est à titre informatif.)
  5. Sauvegarder

4.    Gérer les rôles

Les rôles ce sont les différents droits qu’ont les utilisateurs selon leur statut. Par défaut le système attribue 4 statuts soit : celui de l’utilisateur (U), celui de l'administrateur (ADM) celui du gestionnaire (M) et celui du responsable de la gestion documentaire (RGD).

  • L’Utilisateur est celui qui utilise généralement Constellio dans son quotidien afin de créer, gérer, modifié, des dossiers, des documents, des tâches et des contenants. Il n’a pas d’accès sur le pilotage et la suppression habituellement.
  • L’Administrateur est celui qui habituellement a le rôle de pilotage système sans pour autant avoir des interactions avec les dossiers et documents.
  • Le gestionnaire est celui qui habituellement consulte les dossiers, documents, donne des autorisations spécifiques, partage des dossiers, autorise des déclassements
  • Le responsable de la gestion documentaire peut tout faire concernant la gestion du système et des documents.

 

 

Configurer un rôle dans Constellio

 

  • Le système est déjà paramétré pour les droits que l’on retrouve habituellement pour chacun des rôles, mais il est possible de les modifier. Il suffit de cocher ou décocher la fonctionnalité pour chaque rôle.

On se positionne sur l’icône « Gérer les rôles » .

 

  • Les fonctionnalités concernent

-        Gestion de la collection;

-        Gestion des robots;

-        Dossiers;

-        Système;

-        Gestion du module RM;

-        Gestion du système;

-        Documents;

-        Gestion des archives;

-        Déclassement.

 

  • Chaque personne enregistrée dans Constellio se voit associer un rôle (Utilisateur (U), Administrateur (ADM), Gestionnaire (M) et Responsable de la gestion documentaire (RGD))
  • Il est possible de créer un nouveau rôle, il suffit de cliquer sur le bouton   pour ajouter son code * et son rôle *. Ceci permet de limiter des Utilisateurs de passage comme des stagiaires.

 

 

  • Le bouton Sauvegarder  permet d’enregistrer les modifications effectuées sur la page.
  • Le bouton Rétablir l’état initial  permet d’annuler les changements effectués aux rôles AVANT la sauvegarde.
  • Une fois créer et sauvegarder un rôle n’est pas supprimable.

Attribuer un rôle à un utilisateur ou un groupe

 

  • Dans Constellio, il y a la possibilité d’attribuer un ou plusieurs rôles à un utilisateur ou un groupe.
  • Pour attribuer un rôle à un utilisateur ou un groupe, il faut aller au sous-menu Gérer la sécurité dans la page pilotage.

 

 

5.    Gérer la sécurité

 

On se positionne sur l’icône « Gérer la sécurité ». Les Utilisateurs que vous avez préalablement créés devraient tous apparaitre dans l’affichage.

Pour chaque utilisateur et groupe il est possible de consulter sa fiche, lui attribuer un rôle, donner des autorisations ou la supprimer.

 

  1. L’icône loupe permet d’accéder à la fiche du groupe ou de l’utilisateur pour consulter leurs informations.

 

  • Il y a trois façons d’attribuer un rôle à un utilisateur : 

a- Saisir le nom de l’utilisateur dans le premier champ puis choisir le rôle à lui attribuer dans le deuxième champ et appuyer sur le bouton Ajouter

b- Cliquer sur la petite couronne pour accéder à la page Liste des rôles pour un groupe X ou un utilisateur Y  pour ajouter un rôle ou le supprimer.

 


c- Cliquer sur la petite loupe pour accéder à la page de consultation d’un utilisateur et sélectionner le lien dans l’encadré noir à droite Gérer les rôles.


 

 

 

Attribuer une autorisation à un utilisateur ou un groupe

 

Les autorisations ce sont les différents droits qu’ont les utilisateurs selon leur statut. Il y a celui de la Lecture (L), celui de l’Écriture (É) et celui de la Suppression (S).

 

  • L’icône clé  permet de voir ou ajouter une autorisation à un utilisateur ou un groupe.

  • Il y des autorisations :

-        Héritées qui résultent du fait d’ajouter un utilisateur ou un groupe à une unité administrative.

-        Spécifiques que vous attribuez à un utilisateur ou groupe pour une unité administrative (voir), un dossier ou un document.

  • Vous pouvez ajouter une autorisation en cliquant sur le bouton « Ajouter une autorisation ».

 

6.    Schémas de métadonnées

 

Afin d’avoir des types de documents à introduire dans le calendrier de conservation, des métadonnées sur les supports, sur les dossiers, etc., il serait préférable de documenter la liste des schémas de métadonnées avant la création du plan et du calendrier. Cette étape peut également être faite après la création du plan et du calendrier pour, par la suite, venir lier les métadonnées créées au bon outil. Pour connaitre comment créer des métadonnées, reportez-vous au guide 14 sur les Métadonnées.

 

7.    Création du Plan de classification

 

Le plan et le calendrier sont intimement liés. L’un et l’autre se renvoie. Donc vous devez débuter par entrer le plan de classification en premier pour par la suite y lier le calendrier en créant celui-ci.

 

On se positionne sur l’icône « Plan de Classification ».

 

On clique sur le bouton « AJOUTER » afin d’y inscrire des catégories (classes, sous-classes, divisions ou subdivisions).

  1.  Entrer le  Code. Celui-ci est souvent représenté par des chiffres arabes, romains ou des lettres reliées à une catégorie (classes, sous-classes, divisions ou subdivisions) particulière. ex. 1000 (pour administration)
  2. Entrer le Titre : ex. Administration
  3. Entrer la description. Il s’agit d’une brève explication de ce que l’on retrouve comme document dans cette catégorie (classes, sous-classes, divisions ou subdivisions)
  4. Entrer des Mots-clés. Ceci n’est pas obligatoire, mais peut aider dans la recherche
  5. Entrer un Parent s’il s’agit d’une sous-catégorie
  6. Ajouter une règle de conservation liée à cette catégorie si le calendrier a déjà été introduit dans Constellio, sinon leur interaction se fera lors de la création du Calendrier
  7. Sauvegarder

 

8.    Création du Calendrier de conservation

 

Le calendrier de conservation permet d’organiser les règles de conservation d’une collection.

On se positionne sur l’icône « Calendrier de conservation ». Par défaut, il y a une règle de conservation démo.

 

Il est possible à partir de cette fenêtre d’exporter les règles de conservation approuvées sous le format XML.

 

La Liste des règles de conservation permet de visualiser et de gérer les règles de conservation. La liste des règles de conservation peut être triée par titre ou numéro de règle. Il est également possible de rechercher dans la cote ou le titre de la règle avec le moteur de recherche.

 

  1. Chaque règle est cliquable et donne accès à sa fiche descriptive.
  2. Le bouton Ajouter  permet l’ajout d’une nouvelle règle.
  3. L’icône  : permet de supprimer une règle (l’icône est active seulement pour les règles auxquelles aucun dossier n’est attaché).
  4. L’icône  : permet de modifier une règle.
  5. L’icône  : permet de visualiser la fiche d’une règle .




 

8.1.  Créer une nouvelle règle de conservation

 

La règle de conservation peut s'appliquer autant sur le dossier et les documents que sur les documents sans dossier.

 

Cliquez sur le bouton Ajouter  sur la page Liste des règles de conservation fait apparaître le formulaire Ajout d’une règle de conservation avec les champs descriptifs ainsi que les délais de conservation.

Champs descriptifs de la règle de conservation :

  1. Portée . Il s'agit d'informer le système s'il s'agit d'une règle qui s'applique aux documents et aux dossiers ou si la règle s'applique seulement aux documents.
  2. No de la règle*. Il s’agit du numéro que l’on joint à une règle dans un calendrier. Il peut s’agir d’un numéro numérique ou alphanumérique.
  3. Case à cocher Approuvé : pour activer la règle. Si cette case n’est pas cochée, la règle ne s’applique pas aux dossiers;
  4. Date d’approbation; Facultative. Si vous créé la règle, mais que celle-ci n’est pas encore approuvée, vous pouvez venir y mettre la date prévu à laquelle la règle devra être approuvé. Une fois faite, vous cocher la case Approuvé.
  5. Titre*. Il s’agit du titre de la règle.
  6. Recueil : pour inscrire le recueil de référence, par exemple, pour une université, le recueil de la CRÉPUQ.
  7. No de la règle (recueil) : Il s’agit du numéro de la règle, provenant du recueil de référence, auquel vous vous êtes référé pour créer cette règle.
  8. Nom de l’unité administrative détentrice du dossier principal : Cliquer sur la loupe pour choisir une unité, puis cliquer sur le bouton Ajouter pour la rattacher à cette unité. Il est possible d'ajouter plusieurs unités. Lorsqu’une règle s’applique à toutes les unités, cliquez sur la case à cocher Unités administratives responsable;
  9. Description et utilisation; Facultatives
  10. Références juridiques; Facultative
  11. Remarques générales; Facultative
  12. Mots-clés; Facultative
  13. Historique; Facultative
  14. Cases à cocher Documents essentiels et Documents confidentiels
  15. Code de classification et processus / activité* : Cliquer sur la loupe pour choisir une catégorie (classes, sous-classes, divisions ou subdivisions) du plan de classification, puis cliquer sur le bouton Ajouter  pour associer la règle et la catégorie. Il est possible d’associer plusieurs catégories à une règle;
  16. Code des subdivisions uniformes; si nécessaire
  17. Les délais:

A. Les délais de conservation se présentent dans des tableaux. Si vous avez sélectionné la Portée qui s'applique aux documents et aux dossiers le tableau des délais se présentera sous cette forme.

 

  1. Il est nécessaire de saisir un exemplaire principal (Il est possible de rendre l’exemplaire principal facultatif dans Configuration =>Déclassement => Décochez la case « Exemplaire principal obligatoire") et un exemplaire secondaire pour le dossier qui comporte les documents.
  2. Pour ajouter un exemplaire principal, cliquez sur les liens Ajouter un exemplaire principal. Il est donc possible ainsi d'avoir deux exemplaires principaux pour un dossier.
  3. Numérotation : indique le numéro de l'exemplaire; 
  4. Supports de conservation : il est obligatoire de sélectionner un support pour enregistrer une règle de conservation. Appuyer sur le menu déroulant pour sélectionner le bon support, puis appuyer sur le bouton Ajouter pour l’associer. Vous pouvez indiquer plus d’un support par exemplaire. Les supports sont paramétrables dans le domaine des valeurs (voir guide 13), Pilotage =>Domaines de valeurs => Type de supports.
  5. Période d’utilisation des documents – Actif et Semi-actif :
    1. Liste déroulante des délais de conservation par exemple 888        pour « jusqu’à dénouement précis mais de durée indéterminée », 999 pour « jusqu’au remplacement du document par une nouvelle version » et Délais fixe qu’il faut préciser dans la case d’en dessous. Il faut noter que dans Constellio, vous pouvez ajouter d’autres délais ouverts et cela dans Pilotage =>Domaines de valeurs => Délais variables.
    2. Case entre chaque colonne: pour indiquer d’aller voir la remarque (ex : R1).
  6. Disposition – Inactif :
    1.  Menu déroulant offre le choix entre : Destruction Conservation Tri.
    2.  Case : pour indiquer d’aller voir la remarque
  7. L’icône  à la fin de la rangée permet de supprimer un exemplaire.


8.Délais de conservation pour les documents:

Afin d'ajout un délai de conservation différent sur un type de document à l'intérieur d'un dossier, il faut spécifier celui-ci à cette section du formulaire. Il faut cliquer sur le bouton 


  1. Types de document : pour les règles nécessitant un tri dans le dossier, listez les types de documents pouvant être contenus dans un dossier selon les valeurs prédéfinies dans le Domaine de valeurs (voir le guide 13 Domaine de Valeur). Pour chaque type de documents, choisissez s’ils sont versés aux historiques ou détruits et selon quel délai. le choix du type de document se fait à l'aide de la loupe.

2.Supports il est obligatoire de sélectionner un support pour enregistrer une règle de conservation. Appuyer sur le menu déroulant pour sélectionner le bon support, puis appuyer sur le bouton Ajouter pour l’associer. Vous pouvez indiquer plus d’un support par exemplaire. Les supports sont paramétrables dans le domaine des valeurs (voir guide 13), Pilotage =>Domaines de valeurs => Type de supports.

 3. Période d’utilisation des documents – Actif et Semi-actif :

a. C'est dans la première case qu'il est possible d'indiquer sur quelle date la règle doit se baser afin de déclasser le document. Afin de paramétrer les dates il est nécessaire de créer dans le schéma de métadonnées (Guide 14) relié au "document" la métadonnée "date" que l'on désir pour le calcul. Par exemple: Un dossier d'élève comporte un bulletin qui doit être déclasser de l'actif vers le semi-actif à la fin de sa période scolaire. Il faut donc créer la métadonnée "Date d'entrée scolaire". 


 

b.Par la suite, la liste déroulante des délais de conservation par exemple 888        pour « jusqu’à dénouement précis mais de durée indéterminée », 999 pour « jusqu’au remplacement du document par une nouvelle version » et Délais fixe qu’il faut préciser dans la case d’en dessous. Il faut noter que dans Constellio, vous pouvez ajouter d’autres délais ouverts et cela dans Pilotage =>Domaines de valeurs => Délais variables.

c. Case entre chaque colonne: pour indiquer d’aller voir la remarque (ex : R1).

4. Disposition – Inactif :

    1.  Menu déroulant offre le choix entre : Destruction – Conservation – Tri.
    2.  Case : pour indiquer d’aller voir la remarque
  1. L’icône  à la fin de la rangée permet de supprimer un exemplaire.


9.Remarques relatives au délai de conservation : inscrire les précisions puis appuyez sur Ajouter, par exemple, suite à un délai 999, inscrire «Jusqu’à  remplacement par une nouvelle version ».

Une règle peut être rattachée à une ou plusieurs catégories (classes, sous-classes, divisions ou subdivisions) du plan de classification

 


 

 

B. Si vous avez sélectionné la Portée qui s'applique aux documents le tableau des délais se présentera sous cette forme.


  1. Il est nécessaire de saisir un exemplaire principal et un exemplaire secondaire par défaut pour les dossiers.

  2. Supports de conservation : il est obligatoire de sélectionner un support pour enregistrer une règle de conservation. Appuyer sur le menu déroulant pour sélectionner le bon support, puis appuyer sur le bouton Ajouter pour l’associer. Vous pouvez indiquer plus d’un support par exemplaire. Les supports sont paramétrables dans le domaine des valeurs (voir guide 13), Pilotage =>Domaines de valeurs => Type de supports.
  3. Période d’utilisation des documents – Actif et Semi-actif :

 

a. C'est dans la première case qu'il est possible d'indiquer sur quelle date la règle doit se baser afin de déclasser le document. Afin de paramétrer les dates il est nécessaire de créer dans le schéma de métadonnées (Guide 14) relié au "document" la métadonnée "date" que l'on désir pour le calcul. Par exemple: Un dossier d'élève comporte un bulletin qui doit être déclasser de l'actif vers le semi-actif à la fin de sa période scolaire. Il faut donc créer la métadonnée "Date d'entrée scolaire". 

 

 

b.Par la suite, la liste déroulante des délais de conservation par exemple 888        pour « jusqu’à dénouement précis mais de durée indéterminée », 999 pour « jusqu’au remplacement du document par une nouvelle version » et Délais fixe qu’il faut préciser dans la case d’en dessous. Il faut noter que dans Constellio, vous pouvez ajouter d’autres délais ouverts et cela dans Pilotage =>Domaines de valeurs => Délais variables.

c. Case entre chaque colonne: pour indiquer d’aller voir la remarque (ex : R1).

4. Disposition – Inactif :

    1.  Menu déroulant offre le choix entre : Destruction – Conservation – Tri.
    2.  Case : pour indiquer d’aller voir la remarque

 

Afin d'ajout des délais de conservation différents sur des types de document relatifs à cette règle, il faut spécifier celui-ci à cette section du formulaire. Il faut cliquer sur le bouton 


  1. Types de document : pour les règles nécessitant un tri dans le dossier, listez les types de documents pouvant être contenus dans un dossier selon les valeurs prédéfinies dans le Domaine de valeurs (voir le guide 13 Domaine de Valeur). Pour chaque type de documents, choisissez s’ils sont versés aux historiques ou détruits et selon quel délai. le choix du type de document se fait à l'aide de la loupe.

2.Supports :  il est obligatoire de sélectionner un support pour enregistrer une règle de conservation. Appuyer sur le menu déroulant pour sélectionner le bon support, puis appuyer sur le bouton Ajouter pour l’associer. Vous pouvez indiquer plus d’un support par exemplaire. Les supports sont paramétrables dans le domaine des valeurs (voir guide 13), Pilotage =>Domaines de valeurs => Type de supports.

 3. Période d’utilisation des documents – Actif et Semi-actif :

a. C'est dans la première case qu'il est possible d'indiquer sur quelle date la règle doit se baser afin de déclasser le document. Afin de paramétrer les dates il est nécessaire de créer dans le schéma de métadonnées (Guide 14) relié au "document" la métadonnée "date" que l'on désir pour le calcul. Par exemple: Un dossier d'élève comporte un bulletin qui doit être déclasser de l'actif vers le semi-actif à la fin de sa période scolaire. Il faut donc créer la métadonnée "Date d'entrée scolaire". 


 

b.Par la suite, la liste déroulante des délais de conservation par exemple 888        pour « jusqu’à dénouement précis mais de durée indéterminée », 999 pour « jusqu’au remplacement du document par une nouvelle version » et Délais fixe qu’il faut préciser dans la case d’en dessous. Il faut noter que dans Constellio, vous pouvez ajouter d’autres délais ouverts et cela dans Pilotage =>Domaines de valeurs => Délais variables.

c. Case entre chaque colonne: pour indiquer d’aller voir la remarque (ex : R1).

4. Disposition – Inactif :

    1.  Menu déroulant offre le choix entre : Destruction – Conservation – Tri.
    2.  Case : pour indiquer d’aller voir la remarque
  1. L’icône  à la fin de la rangée permet de supprimer un exemplaire.


9.Remarques relatives au délai de conservation : inscrire les précisions puis appuyez sur Ajouter, par exemple, suite à un délai 999, inscrire «Jusqu’à  remplacement par une nouvelle version ».

Une règle peut être rattachée à une ou plusieurs catégories (classes, sous-classes, divisions ou subdivisions) du plan de classification


9.    Création des emplacements (entrepôt)

 

On se positionne sur l’icône « Espaces virtuels ». Par défaut, il y a la possibilité de créer des emplacements (entrepôt). 

On clique sur la loupe des emplacements afin d’ajouter des espaces de rangement dans l’entrepôt.

On clique sur le bouton « AJOUTER ».

  1.  Il vous est possible, si vous avez introduit l’information dans le domaine de valeur, d’y inscrire le type d’emplacement que vous désirez. Ex : classeur, entrepôt, etc.
  2. Entrer le  Code. Celui-ci est souvent représenté par des chiffres arabes, romains ou des lettres reliées au nom de l’entrepôt (ex : DA)
  3. Entrer le Titre : ex. Dépôt d’Archives
  4. Entrer la description. Il s’agit d’une brève explication de ce que l’on retrouve comme document dans cette section (ex : Document d’archives ou semi-actif)
  5. Entrer la Capacité. Ceci n’est pas obligatoire, mais peut aider dans la distinction et le calcul des espaces.
  6. Entrer un Type de déclassement. Facultatif, surtout appliqué sur des contenants homogènes.
  7. Entrer un Emplacement parent. Il s’ajoute automatiquement lorsque l’on crée l’entrepôt de façon continue. Sinon relié à son niveau supérieur.
  8.  Sauvegarder

On ne crée pas le contenant ici. Le contenant sera créé lors du déclassement.

 

10.         Subdivision uniforme

 

Une subdivision uniforme est un niveau de classification permettant de subdiviser toutes les catégories (classes, sous-classes, divisions ou subdivisions), selon certains types de documents ou de dossiers. (Michel Roberge)

La page Subdivisions Uniformes permet de personnaliser, définir ou modifier l’ensemble des subdivisions uniformes dans Constellio.

Cliquer sur l’icône  Subdivisions Uniformes de la page pilotage pour accéder à la Liste des subdivisions uniformes.

 

Chaque subdivision est associée à une ligne qui donne:

  1. Son code
  2. Son titre
  3. Une loupe  permet de visionner la fiche descriptive de la subdivision.
  4. Une icône calepin  pour modifier le code, le titre ou la description de la subdivision
  5. Une croix   pour supprimer la subdivision si elle n'est associée à aucun dossier.




Ajout d'une subdivision uniforme

 

Dans la page Subdivisions uniformes, cliquez sur le bouton Ajouter . Le formulaire de saisie s’affiche avec le code, le titre et la description de la subdivision. Enfin appuyer sur "Sauvegarder" pour valider l'ajout ou sur "Annuler" pour l'annuler.

 

Gestion des règles associées à une subdivision uniforme

 

Un clic sur le calepin  d'une subdivision uniforme ouvre la fiche descriptive de celle-ci.

 

Dans l'exemple ci-haut, il s'agit d'une nouvelle subdivision qui n'est pas encore associée à des règles de conservation. Afin d'ajouter une règle à cette subdivision, il suffit d’aller dans le champ Règle de conservation saisir le titre de la règle à choisir en utilisant l’aide à la saisie. Le bouton Ajouter permet d'attacher une règle à la subdivision uniforme.

11.         Configuration

La page Gestion de la configuration  donne accès à une liste de paramètres pour modifier certaines fonctionnalités de l’application notamment le déclassement, l’affichage des dossiers (arbre), l’Agent (voir la figure suivante) et autres paramètres.

 

  1. Avancé

Dans cet onglet,  il est possible de configurer la taille maximale du contenu d’un document en kilooctets. Si, par exemple, vous avez dans Constellio des documents qui sont très lourd, il est possible d’augmenter le nombre de kilooctet qui seront analysé par le système afin d’augmenter la performance de celui-ci. Par défaut, le système est paramétré à 3 000 Ko.

2. L’Agent

 

Avec cette configuration vous pouvez déterminer si vous désirez que Constellio se serve ou non de l’Agent.

Il permet également de changer d’utilisateur si plus d’une personne travail sur le poste.

Il est également possible de télécharger tous les fichiers de l’utilisateur, d’utiliser l’Agent pour les documents non classés et finalement,  déterminer la durée de conservation des copies de sauvegarde sur le poste de travail d’utilisateur.

S'il y a une version du document moins récente sur le poste de l'utilisateur actuel dans la voûte, la copie sur le poste de l'utilisateur va être prise en copie de sauvegarde.

Cette configuration permet de définir combien de temps la copie de sauvegarde va être conservée. La durée est calculée en nombre de jours.


3. Déclassement

 

Le formulaire de déclassement est automatiquement généré selon les critères que l’on retrouve dans la majorité des organismes. Il peut être modifié selon les caractéristiques précises de l’organisme.

 

a. Calcul automatique de la date de fermeture : En cochant cette case, Constellio permet de calculer le délai de déclassement sur la date de fermeture d’un dossier.

b. Nombre d'années avant la fermeture pour un délai à durée fixe (-1 si même nombre d’années que le délai actif) : Lorsque le délai à l’actif du calendrier de conservation est un délai fixe (exemple 1 an), on peut ajouter un nombre d’année tampon avant la fermeture (date de fermeture qui s’inscrit) du dossier. Si on met -1, on respecte le nombre d’années inscrites à l’actif dans le calendrier de conservation.

c. Nombre d'années avant la fermeture pour un délai à durée ouverte (-1 si pas de calcul automatisé) : Lorsque le délai à l’actif du calendrier de conservation est un délai ouvert (exemple 888), on peut ajouter un nombre d’années tampon avant la fermeture (date de fermeture qui s’inscrit) du dossier. Si on met -1, il n’y a pas de calcul automatisé et donc de déclassement devra se faire manuellement.

d. Nombre d'années avant le transfert au semi-actif pour un délai à durée ouverte (-1 si pas de calcul automatisé) : Lorsque le délai à l’actif du calendrier de conservation est un délai ouvert (exemple 888), on peut ajouter un nombre d’années tampon avant le transfert du dossier au semi-actif. Si on met -1, il n’y a pas de calcul automatisé et donc de déclassement devra se faire manuellement.

e. Nombre d'années avant la disposition (versement/destruction) pour un délai semi-actif à durée ouverte (-1 si pas de calcul automatisé) : Lorsque le délai au semi-actif du calendrier de conservation est un délai ouvert (exemple 888), on peut ajouter un nombre d’années tampon avant la disposition du dossier vers le versement/disposition. Si on met -1, il n’y a pas de calcul automatisé et donc de déclassement devra se faire manuellement.

f. Calcul des délais basé sur : Le calcul des délais peut être basé sur la date d’ouverture des dossiers ou la date de fermeture des dossiers.

g. Date de fin d'année (MM/JJ) : On doit inscrire la date de la fin de l’année de l’organisme (années financières, année scolaire, etc. MM/JJ)

h. Nombre de jours devant précéder la date de fin d'année pour que celle-ci soit considérée dans le calcul des délais pour l'année en cours : On inscrit le nombre de jours avant la date de la fin de l’année de l’organisme afin de pouvoir effectuer le déclassement annuel. Ex. le déclassement s’effectue 90 jours avant la fin de l’année.

 i. Supprimer les fiches des dossiers lors de la destruction : Il est possible de supprimer les fiches des dossiers lors de leur destruction.

 i. Supprimer les fiches des documents lors de la destruction : Il est possible de supprimer les fiches des documents lors de leur destruction.

j. Statut d'exemplaire principal toujours modifiable : Il est possible de modifier le statut de l’exemplaire d’un dossier du principal au secondaire et vice-versa.

k. Exemplaire principal obligatoire : Il est possible de rendre l’exemplaire principal facultatif.

l. Purger les versions de travail :Il est possible d’effacer les versions de travail soit

                                          i.    Sur versement

                                         ii.    Sur transfert ou versement

                                        iii.    Jamais

m. Purger aussi la version la plus récente si non définitive : Il est possible d’effacer la version la plus récente si celle-ci n’est pas définitive.

 n. Convertir les documents électroniques en format PDF/a : Il est possible de convertir les documents électroniques en format PDF/a soit

                                          i.    Sur versement

                                         ii.    Sur transfert ou versement

                                        iii.    Jamais

o. Exiger l'approbation pour la fermeture : Cocher cette case si vous désirez que lors de la fermeture des dossiers ou documents il y ait le processus d'approbation.

p. Exiger l'approbation pour le transfert au semi-actifCocher cette case si vous désirez que lors du transfert des dossiers ou documents au semi-actif il y ait le processus d'approbation.

q. Exiger l'approbation pour le versement d'actifCocher cette case si vous désirez que lors du versement des dossiers ou documents actifs il y ait le processus d'approbation.

r. Exiger l'approbation pour le versement de semi-actifCocher cette case si vous désirez que lors du versement des dossiers ou documents semi-actifs il y ait le processus d'approbation.

s. Exiger l'approbation pour la destruction d'actifCocher cette case si vous désirez que lors de la destruction des dossiers ou documents actifs il y ait le processus d'approbation.

t. Exiger l'approbation pour la destruction de semi-actifCocher cette case si vous désirez que lors de la destruction des dossiers ou documents semi-actifs il y ait le processus d'approbation.

u. Empêcher l’association des dossiers au niveau racine du plan de classification : Lorsque cocher, on empêche l’association des dossiers au niveau racine (premier niveau de classification) du plan.

v. Rubrique de classification associable seulement si elle est associée à au moins une règle de conservation approuvée : Lorsque coché, les catégories (classes, sous-classes, divisions ou subdivisions) du plan de classification sont associables seulement si elles ont une règle de conservation approuvé qui lui est associé.

 w. Réutiliser les contenants : Lorsque coché, il est possible de réutiliser un contenant lorsque celui-ci a passé par le processus de déclassement et dont le contenu a été détruit ou versé.

 x. Contenants mixtes : Lorsque coché, il est possible de mettre des dossiers provenant de plusieurs unités administratives différentes.

 

4. Autres

Le formulaire Autres est automatiquement généré selon les critères que l’on retrouve dans la majorité des organismes. Il peut être modifié selon les caractéristiques précises de l’organisme.

      a. Patron des titres des utilisateurs : On peut modifier la forme des titres des Utilisateurs.

b. Afficher les rôles utilisateurs dans les autorisations : Lorsque coché, un usager peut partager un dossier avec le rôle qui lui est dévolu. Par exemple, un gestionnaire crée un dossier. Il veut partager ce dossier avec un utilisateur. Il lui sera possible, grâce à cette option, de partager l’accès à ce dossier en lecture, écriture et/ou suppression, et de donner (ou non, cela reste au choix) le rôle de gestionnaire sur ce dossier seulement. Donc un utilisateur pourrait avoir un rôle de gestionnaire sur un dossier seulement.

Par contre, un usager ne peut pas donner un rôle qu’il ne détient pas. Par exemple un utilisateur ne peut pas créer un dossier et le partager en tant que gestionnaire puisque celui-ci est utilisateur. Il ne pourra le partager qu’en tant qu’utilisateur.

c. Logo (nécessite une reconnexion) : Possibilité d’y inclure un logo. Le format idéal est 406 pixel par 60 pixel, sur fond blanc et en .png.

d. Cible du lien du logo : Inscrire l’adresse URL du lien du logo.                                               ( http://www.constellio.com)

e. Priorité lors du peuplement des métadonnées : Lorsque l’on importe des documents et que nous désirons faire l’extraction automatique de certaines métadonnées, il faut spécifier ici l’ordre dans lequel seront importées les métadonnées (6 ordres vous sont offerts).

      1. Styles: Cela signifie que pour un document Word par exemple, seront importer et pris en compte en priorité le style que l’on a créé dans le document Word et qui correspond au critère d’extraction que nous avons paramétré dans le module d’Extracteurs de métadonnées (Voir guide 14).
        1. Exemple : (Word / Accueil / Style /) Titre propre
      2. Par la suite seront pris en compte les expressions régulières. Il s’agit des métadonnées naturellement extraite d’un document, exemple, l’auteur, le titre du fichier, la date de création.
      3. Finalement, seront pris en compte les propriétés qui auront été paramétré dans le module d’Extracteurs de métadonnées (Voir guide 14).

 

f. Priorité lors du peuplement du titre : Lorsque l’on importe des documents et que nous désirons faire l’extraction automatique du titre, il faut spécifier ici l’ordre dans lequel sera importée la métadonnée titre (5 ordres vous sont offerts).

      1. Styles: Cela signifie que pour un document Word par exemple, sera importé et pris en compte en priorité le style que l’on a créé dans le document Word et qui correspond au critère d’extraction que nous avons paramétré dans le module d’Extracteurs de métadonnées (Voir guide 14).
        1. Exemple : (Word / Accueil / Style /) Titre propre
      2. Par la suite sera pris en compte seront pris en compte la propriété qui aura été paramétrée dans le module d’Extracteurs de métadonnées (Voir guide 14)
      3. Finalement, sera pris en compte le nom du fichier qui aura été paramétré dans le fichier du document (exemple le titre donné au fichier Word).

 

g. Lien du serveur Constellio : Mettre ici l’adresse URL du Constellio de votre Organisation. Exemple : http://localhost:8080/constellio/

h. Durée d'emprunt (en jours) :L’emprunt d’un document par un utilisateur sera du nombre de jours déterminé avant d’être retourné dans le système.

i. Détenteur ouvert : Lorsque la case est cochée, il est possible de sélectionner une ou des unités administratives comme détenteur principaux ET de choisir toutes les unités administratives comme détenteur principaux potentiels (en cochant la case Unités administratives responsables). Dans ce cas, le logiciel demandera lors de la création d’un dossier par un usager d’une unité administrative non sélectionnée spécifiquement s’il s’agit d’un exemplaire principal ou secondaire.

 

Lorsque la case n’est pas cochée, il est possible de sélectionner une ou des unités administratives comme détenteur principaux OU de choisir toutes les unités administratives comme détenteur principaux (en cochant la case Unités administratives responsables)

 

j. Choix du type de document :

      1. Limiter aux types de documents de la règle de conservation du dossier (même si la règle n'a pas de type) : Cela signifie que lorsque vous créé un document, il n’y aura aucun type de document qui vous sera offert, puisqu’il n’aura pas été spécifié dans le calendrier de conservation.
      2. Limiter aux types de documents de la règle de conservation du dossier (sauf si la règle n'a pas de types) : Cela signifie que lorsque vous créé un document, les types de documents qui vous seront offerts, s’ils n’ont pas été spécifié dans le calendrier de conservation seront tous les types de documents qui auront été saisie dans le domaine des valeurs (voir guide 13).
      3. Permettre de choisir n'importe quel type de document : Cela signifie que lorsque vous créé un document, les types de documents qui vous seront offerts seront tous les types de documents qui auront été saisie dans le domaine des valeurs (voir guide 13).


5.Arbre

Le formulaire Arbre est automatiquement généré selon les critères que l’on retrouve dans la majorité des organismes. Il peut être modifié selon les caractéristiques précises de l’organisme.

    1. Afficher les enregistrements semi-actifs : Dans les espaces virtuels il est possible d’afficher, en plus des enregistrements actifs, les enregistrements semi-actifs.
    2. Afficher les enregistrements versés : Dans les espaces virtuels il est possible d’afficher, en plus des enregistrements actifs, les enregistrements versés.
    3. Afficher les enregistrements détruits : Dans les espaces virtuels il est possible d’afficher, en plus des enregistrements actifs, les enregistrements détruits.
    4. Afficher les contenants : Dans les espaces virtuels il est possible d’afficher, en plus des enregistrements actifs, les contenants.

 

12.         Gérer les groupes de métadonnées

 

  • Dans le menu pilotage, l’icône    permet l’accès au module Gérer des groupes.

ATTENTION – Si vous êtes lié à un « Active Directory », il se peut que les groupes soient gérés par celui-ci. Dans ce cas, il vous sera impossible de faire la gestion des groupes et des sous-groupes dans Constellio. Seules les sous-unités administratives pourront être gérées par Constellio.

 

  • Dans Constellio, les utilisateurs sont organisés en groupes et en sous-groupes pour pouvoir gérer les accès aux différentes parties d’une collection. Exemple parmi les employés des ressources humaines il pourrait y avoir le groupe techniciens.
  • Pour chercher un groupe dans la liste, il faut écrire son nom ou une partie pour avoir la liste des propositions avant d’appuyer sur le bouton Rechercher .

 

  • Pour chaque groupe, vous cliquez sur:
  • L’icône loupe   pour consulter sa fiche, la modifier ou ajouter un sous-groupe.
  • L’icône calepin  : accéder sa fiche pour la modifier.
  • L’icône pour supprimer le groupe.
  • Pour ajouter un groupe, cliquez sur le bouton Ajouter  dans la page Liste des groupes.


  1. Pour l’ajout d’un groupe :

 

    1. On doit donner un code au groupe. Celui-ci peut être numérique, alphabétique ou alphanumérique. Le but est qu’il soit représentatif. Ex : all = Tous les employés ; RH =Ressources Humaines.
    2. Par la suite on donne un nom à ce groupe.
    3. On indique dans quelle collection se trouve ce groupe. Par défaut une entreprise a une seule collection soit l’entreprise elle-même. Il se peut par contre que vous ayez plus d’une collection. Dans ce cas il faut spécifier dans qu’elle collection le groupe devra interagir.
    4. Il faudra par la suite sélectionner si le groupe est Actif ou Inactif. Si vous désirez que votre groupe soit accessible, il faut le mettre actif.
    5. Sauvegarder.
    6. La sauvegarde vous ramène à la fiche de la Liste des groupes. Cliquez sur la loupe afin d’ajouter des utilisateurs au groupe.
    7. Lorsque vous créé pour la première fois un groupe, seule la liste des utilisateurs sera disponible. Cela permet d’associer un ou plusieurs utilisateurs à un groupe. Il suffit d’appuyer sur le bouton Ajouter  à coté de chaque utilisateur .


 

h.Chaque nom pour lequel vous aurez cliqué sur le bouton sera retiré de la liste des utilisateurs afin d’être joint à la liste des utilisateurs rattachés au groupe. De cette liste il vous sera possible de consulter  la fiche de l’utilisateur en question, de modifier  la fiche de l’utilisateur, ou de supprimer l’utilisateur de ce groupe. En supprimant l’utilisateur du groupe celui-ci retourne dans la liste des utilisateurs.


2. Modifier un groupe ou ajouter un sous-groupe

  • Dans la fiche de consultation du groupe   , il y a la liste des sous-groupes, la liste des utilisateurs rattachés au groupe, et la liste des utilisateurs de l’entreprise (ou si vous n’êtes pas lié à un Active Directory, ceux que vous avez créé dans le module Gérer les Utilisateur).

Lorsque vous créé un sous-groupe, la liste des utilisateurs sera disponible afin d’ajouter ceux-ci. Comme le sous-groupe est créé à partir d’un groupe, vous n’avez pas besoin de joindre le groupe. Vous pouvez associer un ou plusieurs utilisateurs à un sous-groupe. Il suffit d’appuyer sur le bouton Ajouter  à coté de chaque utilisateur .

    1. Dans la fenêtre Liste des groupes vous devez cliquer sur la loupe.
    2. Allez dans l’encadré de droite et cliquer sur « Ajouter sous-groupe ».
    3. Remplir le même formulaire que celui du groupe (voir point 1).
    4. La sauvegarde vous ramène à la fiche de la Consultation d’un groupe. Cliquez sur la loupe  du sous-groupe que vous venez de créer afin d’ajouter des utilisateurs au sous-groupe.
    5. La liste des utilisateurs sera disponible. Cela permet d’associer un ou plusieurs utilisateurs à un sous-groupe. Il suffit d’appuyer sur le bouton Ajouter  à coté de chaque utilisateur.

 

Note 1 : Bien que la fiche de création d’un groupe et d’un sous-groupe soit la même, vous devez toujours portez une attention particulière au code et au nom du groupe afin de vous informer à quel niveau vous vous trouvez.

Note 2 : Dans ces fiches vous n’avez pas besoin de faire de sauvegarde. Les données sont automatiquement sauvegarder à chaque action.

 

13.         Gérer les Collections

Une collection en gestion documentaire dans Constellio réfère à une entreprise qui a un plan de classification et un calendrier de conservation. Si votre entreprise comprend deux plans et calendrier, vous devrez créer deux collections. Habituellement, une entreprise met en place un seul plan et un seul calendrier.

Il est également possible d’avoir plus d’une collection si l’entreprise gère la gestion documentaire et la recherche entreprise séparément.

Lorsque vous désirez ajouter une collection vous devez aller dans le module Gérer les collections .

  1. Dans la fiche de la gestion des collections vous pouvez avoir accès aux diverses collections de votre entreprise. Vous pouvez consulter  la fiche de donnée d’une collection et si vous en avez plus d’une, il vous est possible de supprimer une collection.
  2. Dans cette fiche, il est possible d’ajouter une collection. Cliquer sur le bouton Ajouter  .


    1. On doit donner un code à la Collection. Celui-ci peut être numérique, alphabétique ou alphanumérique. Le but est qu’il soit représentatif. Ex. : CollEntrepriseMarie.
    2. Par la suite on donne un nom à la Collection. Ex. : Les Entreprises Marie inc.
    3. On indique quel module sera activé dans cette collection.
      1. Gestion intégrée des documents (incluant les tâches) (Tâches). Ce module fait référence à une entreprise qui veut faire la gestion intégrée des documents de son entreprise incluant le module des tâches.
      2. Recherche entreprise (beta). Ce module fait référence à de la recherche entreprise, c’est-à-dire, des connecteurs qui permette à une entreprise de faire de la recherche parmi plusieurs ressources documentaires (Sharepoint, partage réseau, site intranet, site Internet, etc.)
      3. Tâches. Ce module fait référence à la possibilité de gérer des tâches au sein de l’entreprise. (Voir guide 10)
      4. Robots. Ce module permet l’interaction de Robots qui effectue des tâches telles que récupérer des dossiers et des documents afin de les classer dans Constellio.
    4. Sauvegarder.

 

Site web

http://constellio.com/

 

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