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L’importation en lot permet d’importer dans Constellio des dossiers et documents de façon massive à l’aide de fichier .CSV.

Pour ce faire, il faut avant tout créer le gabarit qui correspondra au .CSV créé afin d’introduire des dossiers ou des dossiers et documents dans Constellio.

1 Sélectionner le Gabarit d’importation

  1. Aller dans Menu et choisir Pilotage.
  2. Choisir l’icône Gabarit d’importation.
  3. Cliquer sur celui-ci. La liste des différents Gabarits apparait.

  4. Il est possible en cliquant sur les icônes de modifier un gabarit, ou de le supprimer.
  5. De cette page il est également possible d’ajouter un gabarit, en cliquant sur le bouton 


2. Formulaire de saisie d’un gabarit

 

 

  1. Une fois dans le formulaire de saisie il faut donner un Code au Gabarit. Celui-ci peut être alphanumérique et doit être unique.
  2. Il faut également donner un Titre au Gabarit. Celui-ci doit être représentatif afin de déterminer à la lecture de celui-ci l’usage qui pourra en être fait.
  3. Par la suite il faut déterminer le Schéma de dossier associé qui lui sera déterminé afin d’ajuster les métadonnées du formulaire qui devront être utilisées pour l’importation.
  4. Code sur le système externe  et  Nom de la liste sont en lien avec l’importation par l’intermédiaire de systèmes de liaison qui doit être configuré par Constellio à la demande du client.
  5. Par la suite il faut faire concorder chaque métadonnée utiliser dans le .CSV avec les données qui seront importer. Quatre choix sont offerts :
    1. Sans Valeur
    2. Directe
    3. Indirecte
    4. Fixe
    a. Sans valeur : est le choix qui est fait lorsque la métadonnée ne doit pas être importée.



    b. Directe : fait référence de la métadonnée vers le numéro de la colonne qui lui correspond



    c. Indirecte : veut que la métadonnée (représenté ici par l’année scolaire) se servent de la table de concordance afin d’informer la valeur qui devra être inséré dans les dossiers créés par l’importation.


    d. Fixe : Relie la métadonnée à une valeur déjà existante dans Constellio, par exemple, la rubrique de classement, la règle, le délai, etc.


6. Une fois toutes les métadonnées paramétrées selon le .CSV, il faut sauvegarder le gabarit.

3. Le Client


 

  1. Pour commencer l’importation, il faut utiliser le Client. Ouvrir le lien du client (.jar). 

  2. Un formulaire s’ouvre :
  3. L’adresse URL du Constellio qui est utilisé pour effectuer l’importation devra être saisie sur la première ligne.
  4. Le Nom de l’utilisateur qui a ouvert Constellio doit être ressaisi sur la deuxième ligne.
  5. Le Mot de passe qui a été utilisé pour ouvrir Constellio doit également être ressaisi sur la troisième ligne.
  6. La Collection dans laquelle sera ajoutée l’importation devra être saisie sur la quatrième ligne. Il s’agit du code de la collection et non son titre.
  7. Par la suite il faut s’authentifier en cliquant sur le bouton.
  8. Suite à l’Authentification, la fenêtre se modifie en faisant apparaitre une page de configuration du lot. Quatre lignes doivent être remplies:
    1.  Lot
    2. Séparateur CSV
    3. Premièere ligne CSV
    4. Fichier CSV
  9. Pour commencer la saisie des lignes, il faut avant tout cliquer sur le bouton « Créer un lot ».
  10. Une autre fenêtre s’affiche afin de permettre le choix du gabarit dans Constellio qui sera utilisé pour créer ce lot.
  11. Il faut choisir un gabarit puis mettre une description du lot qui sera importé.
  12. Cliquer sur le bouton Créer.
  13. La fenêtre se modifie afin d’inclure sur la première ligne le numéro du lot avec sa description.
  14. Par défaut le séparateur CSV est le « ; ». Il peut être modifié selon les usages.
  15. Par défaut la première ligne d’importation du CSV est la 2e. Elle peut être modifiée au besoin.
  16. Pour joindre le fichier CSV, il faut cliquer sur le bouton des « … » 
  17. Une fenêtre du parage réseau s’ouvre afin de vous permettre de joindre le fichier CSV désiré, conservé sur notre ordinateur.
.
18.Cliquer sur « Open » afin de joindre le fichier.
19. Celui-ci complétera la dernière ligne du « Client ».

20. Avant d’importer véritablement dans Constellio, vous pouvez faire une « importation en mode simulation ». Cliquer sur le bouton et une fenêtre s’ouvrira vous permettant de constater si votre CSV ou votre gabarit est bien créé et que l’importation se fera sans rejet.



21.Il est possible de générer un rapport d’erreurs en Excel ou de générer un fichier CSV avec les rejets.

22. Une fois le correctif apporter, on peut refaire une simulation


23. Une fois l’importation en mode simulation ayant passé avec succès, cliquer sur le bouton « fermer » et cliquer sur le bouton « importer »

24. Une fenêtre d’importation avec le nombre de succès affiché apparaît. Cliquer sur le bouton « fermer ».

 25. Aller dans Constellio / menu et choisir le lien « Gestion des lots ».

26. La liste des lots qui a été importée apparaît

27. Il est possible de valider un lot en cliquant sur le crochet. 

28.Il est possible de consulter un lot en cliquant sur la loupe. 

29. Il est possible de supprimer un lot tout en conservant les enregistrements en cliquant sur le X rouge. 

30.Il est possible de supprimer un lot AVEC les enregistrements en cliquant sur la pyramide bleue.

31.Dans la fenêtre de consultation d’un lot, il est possible de voir les dossiers, les documents et les erreurs liés à ce lot.


32. Il est également possible de par cette fenêtre de vérifier ou non ce lot, de le supprimer ou de le supprimer avec son contenu.




 

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