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1.3           Section centrale des contenus

 

Le Pilotage permet la création des outils relatifs à la gestion des documents (plan de classification, calendrier de conservation, espaces d’entreposage, schémas de métadonnées, gestion du contrôle et des rôles, etc.) et à la recherche entreprise. 

2.    Création de Robots

 

Afin de permettre à Constellio de faire des recherches dans le partage réseau, et éventuellement d’introduire des dossiers dans Constellio, il faut paramétrer un connecteur et y lier des robots. Pour ce faire, vous devez sélectionner le bouton « Gérer les Robots ».

 

1-    Choisissez d’Ajouter un nouveau Robot.

 

2 -   Vous devez par la suite paramétrer le Robot


 

ONGLET : DÉFINITION

 

 

 

3-    CODE : Vous devez introduire un code. Celui-ci est obligatoire et doit être représentatif pour vous. Il s'agit d'une chaîne de caractères permettant d'identifier uniquement le Robot parmi tous les Robot. Le code est utilisé à l'interne par Constellio EIM. Ex : RCSMB1 (pour Robot Connecteur SMB numéro 1)

 

4-    TITRE : Par la suite vous lui donnez un titre. Ce champ est obligatoire. Il s’agit du nom qui sera affiché dans la liste des Robots que vous allez créer au fil du temps. Exemple : Robots Connecteur SMB numéro 1.

 

5-    DESCRIPTION : Ce champ n’est pas obligatoire. Il permet de mettre de l’information qui servira à mieux cibler l’usage de ce robot.

 

 

 

ONGLET : CRITÈRE DE RECHERCHE

 

6-    TYPE : Ce champ est obligatoire. Il s'agit du type de contenu qui devront être pris en charge par le Robot. Ex : Lorsque l’on a un connecteur SMB, on choisit le type de contenu SMB.

 

 

 

a. DOSSIER SMB : En important les dossiers, on importe aussi les documents. Ce choix implique une importation massive.

 

b. DOCUMENT SMB : Nous pouvons importer des documents dans un seul dossier. Il ne s’agit pas d’importation massive.

 

* D’autres types seront disponibles selon les connecteurs en place.

 

 

7-    CRITÈRE (S) DE RECHERCHE : Ce champ est obligatoire. Il s'agit de déterminer les critères qui serviront au robot pour sélectionner les documents à traiter / classer..

 

 

 

ONGLET : ACTION

 

 

8-    ACTION : Il faut choisir quel sera l’action que devra faire le robot :

 

 a. CLASSER DANS UN DOSSIER : il s’agit de l’action que le robot  fera lorsque la donnée sera extraite de son lieu d’origine (partage réseau par exemple) et quel devra se classer dans un dossier.

 

Le lien Modifier les paramètres permet de spécifier dans quel dossier nous désirons importer les données.

 

b. EXÉCUTER LES EXTRACTEURS : Il s’agit d’appliquer les extracteurs de métadonnées sur l’importation de document.

 c. CLASSER DANS UN ESPACE VIRTUEL : Il s’agit d’importer des dossiers dans une vue créer dans l’espace virtuel de Constellio.

 

 

 

Le lien Modifier les paramètres permet de spécifier les critères d’importation massive dans Constellio :

 

 

ONGLET : CLASSIFICATION BASÉE SUR UN ESPACE VIRTUEL

 

 

 

  1. Le code de l’espace virtuel utilisé pour la classification  par défaut les unités administratives, mais peut également être le plan de classification)
  2. Le préfixe des urls des documents de connecteur, débutant pas smb://
  3. Le Délimiteur est ce qui distingue le code de la rubrique au reste des caractères d’un dossier (ex : 1150_dossier référence). Dans cet exemple il s’agit de la ligne de soulignement. « _ ».

 

ONGLET : VALEURS PAR DÉFAUT

Dans cet onglet on doit déterminer :

 

  1.  l’unité administrative par défaut à laquelle sera joint les dossiers et documents
  2. la Catégorie par défaut à laquelle sera joint les dossiers et documents.
  3. la Règle de conservation par défaut à laquelle sera liée les dossiers et documents
  4. Le statut de l’exemplaire par défaut (Principal ou secondaire)
  5. la date d’ouverture par défaut

 

Cet onglet est utilisé habituellement pour la jonction d’UN dossier comportant des documents.

 

ONGLET : TABLE DE CONCORDANCE

 

La table de concordance est en fait un fichier de script permettant d’importer des documents et/ou des dossiers selon un script défini afin de les lier convenablement dans la structure déjà existante de Constellio.

 

 

ONGLET : OPTION

 

            Cet onglet spécifie au robot la finalité de l’action soit :

 

  1. Aucune action (donc les dossiers et documents demeurent à leur lieu d’origine)
  2. Exclure les documents du connecteur (seuls les documents sont extraits de leur lieu d’origine vers Constellio)
  3. Supprimer les enregistrements du système original (Seulement supporté sur les partages de fichiers). (Cette action n’est pas réversible, Il est donc important de bien évaluer la situation avant de choisir cette option).

 

Vous devez sauvegarder chaque action et exécuter le robot.

 

Site web

http://constellio.com/


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