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Section centrale des contenus : l’agent

 

L’Agent est un logiciel installé sur le poste de l’utilisateur pour permettre l’édition de documents directement dans la voûte de Constellio en temps réel (avec support pour mode hors connexion). Cet outil est multiplateforme. Il fonctionne aussi bien sur Windows, Macintosh ou Linux. Il est également multiformat, n’importe quel format de fichier numérique et multinavigateur (IE, Firefox, Chrome ou Safari).

 

Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, il faut installer le plug-in. 

L’agent s’installe dans la barre au bas de l’écran du bureau avec les icônes du clavier, du réseau, du volume, etc.

Lorsque l’agent est installé, à l’ouverture du poste de travail, l’usager se fera demander son nom d’usager et son mot de passe.

 

Une fois authentifié, il n’est plus obligatoire d’ouvrir le navigateur et d’entrer l’adresse pour ouvrir Constellio. Il est maintenant disponible dans les zones de notification. Pour accéder, il suffit de cliquer sur le bouton droit de la souris, sur l’icône de Constellio  et choisir le lien «Ouvrir Constellio».

 

Le menu contextuel vous offre également d’autres options.

 

À travers le menu contextuel, vous pouvez :

  1. À propos : Avoir la version de l’Agent dont vous disposez.
  2. Changer d’utilisateur : Si vous avez plus d’un utilisateur par poste de travail, il est possible de venir paramétrer le nom et mot de passe du nouvel utilisateur par ce lien.
  3. URL de Constellio : Ce lien vous informe de l’adresse URL de Constellio qui est utilisé sur le poste de travail.
  4. Ouvrir Constellio : Permets d’ouvrir directement Constellio sans avoir besoin d’ouvrir le navigateur et d’y mettre l’adresse URL.
  5. Envoyer les journaux dans Constellio : cette fenêtre vous permet de transmettre à notre assistance technique les journaux des activités de l’agent pour aider à produire un diagnostic en cas de problème.
  6. Rafraichir : Permets d’actualiser la fenêtre de navigation de l’application.
  7. Accéder à la liste des documents empruntés avec la possibilité de :
    1. Ouvrir le fichier électronique, le modifier et le retourner en versions mineures ou majeures.
    2. Ouvrir la fiche descriptive du document emprunté.
    3. h.      Accéder à la liste des documents non classés dans le menu Bureau avec la possibilité de :
      1. 1.       Ouvrir le fichier électronique.
      2. 2.       Ouvrir directement le formulaire d’ajout de document afin de classer ce dernier dans le dossier qui lui correspond.
      3. Quitter l’application.

 

L’agent permet principalement à l’usager d’ouvrir Constellio et d’accéder aux documents qu’il a empruntés et à ceux, sur le bureau de Constellio, qu’il n’a pas encore classés.

 

Il permet également de changer le nom de l’usager associé à l’agent sur un ordinateur en particulier ou de changer l’URL de la voûte documentaire de Constellio vers laquelle pointe l’agent dans les cas où plusieurs instances de Constellio sont installées dans une même organisation.

 

Finalement, l’agent permet également à l’usager de transmettre au responsable de la gestion documentaire (RGD) les journaux, advenant des problèmes de synchronisation entre l’agent et Constellio.

Lorsque vous créez un document à partir de Constellio :

Le document sera immédiatement emprunté par le système à votre nom. En cliquant sur le lien du document :

Celui-ci ouvre dans le logiciel natif afin de vous permettre de saisir les informations que vous désirez. À la sauvegarde il s’enregistre directement dans Constellio. Cela permet d’éditer des documents à partir de n’importe quel logiciel. Ce document sera toujours accessible via le lien «document emprunté» de la zone de notification jusqu’à ce que celui-ci soit retourné à l’aide de l’Agent tel que décrit précédemment.

 

Lorsque l’usager clique dans une fiche de métadonnées d’un document sur le lien «Emprunter», aussitôt l’Agent rend disponible via la zone de notification celui-ci. Il pourra également gérer les versions d’un même document.

 

L’Agent est également sollicité lorsque, sur un document enregistré dans le partager réseau par exemple, on clique avec la souris à droite et que l’usager choisit «Enregistrer dans Constellio». L’Agent envoie directement le document dans le bureau de Constellio afin d’être classé éventuellement dans la voûte Constellio.

 

Il est aussi possible de travailler en mode hors connexion. On clique à droite sur la zone de notification et il est possible d’ouvrir le fichier électronique des documents empruntés, l’éditer et le sauvegarder. Constellio le conserve sur le poste de travail tant et aussi longtemps que la connexion Internet n’est pas rétablie. Lorsque la connexion est reprise, Constellio s’occupe d’effectuer la synchronisation avec le serveur et de ramener le document sur le serveur Constellio.

 

À partir de la page «Configuration», vous pouvez déterminer la durée de conservation des copies de sauvegarde sur le poste de travail d’utilisateur. S’il y a une version du document moins récente sur le poste de l’utilisateur VS dans la voûte, la copie sur le poste de l’utilisateur va être prise en copie de sauvegarde.

 

Cette configuration permet de définir combien de temps la copie de sauvegarde va être conservée. La durée est calculée en nombre de jours.

 

Site web

http://constellio.com/

 

 

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